Medizinische Überweisungsdaten sicher verwalten: Best Practices für Gesundheitsfachkräfte

Ihr Patient sitzt auf einer Untersuchungstabelle, die nur mit einem dünnen Papierblatt bedeckt ist, während jemand Fragen zu Symptomen und Beschwerden stellt. Die Finger fliegen über die Computertastatur und wenn der Aufnahmeprozess abgeschlossen ist, speichert der Arzthelfer die Daten und leitet sie dann an einen Spezialisten für eine weitere Meinung weiter. Als Gesundheitsfachkraft wissen Sie, dass die Verantwortung für die Übermittlung sensibler Daten zu einer großen Sorge geworden ist, weshalb Sie die Tipps in diesem Artikel berücksichtigen sollten, um Ihre Patienten und Ihren Ruf zu schützen.

Benötigte Dinge

• Computersystem
• Verschlüsselungsprogramme
• Kopie des Privacy Act von 1974
• Sicherheitssoftwareprogramme
• Sicheres Backupsystem
• Mitarbeiterprüfungssystem
• Gewerbliche Schredderdienstleistung

Anleitung

1. Verstehen Sie – und stellen Sie sicher, dass jeder, der mit Patientenüberweisungsinformationen in Kontakt kommt, versteht – die in dem Privacy Act von 1974 enthaltene Sprache, die die Grenzen und Parameter der Offenlegung medizinischer Informationen und die Einschränkungen der Kommunikation nach diesem Gesetz darlegt und beschreibt.

2. Kaufen Sie ein Computersystem für die interne und externe Bürokommunikation, das mit der neuesten sicherheitsbasierten Software kompatibel ist. Seien Sie respektvoll gegenüber den komplexen inneren Abläufen von Computernetzwerken und den Gefahren, die daraus resultieren können, wenn medizinische Überweisungsdaten in die Hände unbefugter Empfänger gelangen.

3. Lassen Sie Ihre IT-Abteilung (Information Technology) eine Reihe von passwortgeschützten Protokollen in Ihr System einbauen und einen rotierenden Zeitplan für Passwortänderungsdaten empfehlen, um die derzeit verwendeten Passwörter zu erneuern und zu ersetzen. Beantragen Sie die Installation von Firewalls als Schutzmaßnahme, damit Überweisungsakten nicht von Hackern zugänglich oder durch Viren zerstört werden können. Installieren Sie ein Verschlüsselungsprogramm, um Überweisungsdaten, die von Ihrem Büro generiert werden, zu verschleiern, damit sie von niemandem außerhalb des Bürokreises verstanden werden können.

4. Speichern Sie eine vollständige und aktualisierte Bibliothek aller Überweisungskommunikationen in einem sicheren Backupsystem, das außerhalb des Standorts liegt und nur für die höchsten "need-to-know"-Autoritäten zugänglich ist. Fügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme hinzu, indem Sie ein Codierungssystem verwenden, das Patientenüberweisungsdateien anhand eindeutiger Nummern identifiziert, die nicht mit denen übereinstimmen, die an die ausgehenden Bürodateien angehängt sind.

5. Implementieren Sie eine Richtlinie, die verlangt, dass Mitarbeiter patientensensible Dokumente schreddern, sobald die Informationen digital gespeichert sind. Beauftragen Sie einen Datenerfassungsdienst, um alle handschriftlichen Dokumente mit privaten Informationen auf Papier zu entfernen und zu verbrennen, einschließlich Computerausdrucken, Faxen und handschriftlichen Patientenüberweisungsdokumenten.

6. Beantragen Sie Hintergrundüberprüfungen für Mitarbeiter, die Zugang zu Patientenüberweisungsdaten haben. Machen Sie das Personal für die Weitergabe von Dokumenten im Zusammenhang mit dem Privacy Act verantwortlich. Weisen Sie sie auf die Gefahren hin, die der unsachgemäße Umgang mit solchen Dokumenten mit sich bringen kann, wie z. B. Verlust von Einnahmequellen, Bußgeldern und Sanktionen, die sowohl medizinische Lizenzen als auch den Ruf bedrohen können.

7. Fügen Sie Ihrem Personal einen klinischen Systemingenieur hinzu und geben Sie ihm die Aufsicht über Politik, Integration, Bereitstellung und Codierung vernetzter medizinischer Systeme. Schreiben Sie Schwachstellenanalysen und laufende Kontrollen und Gegenkontrollen vor, damit Überweisungsdaten ab dem Moment ihrer Erhebung bis zum Moment, in dem Sie sie an eine andere medizinische Quelle übergeben, geschützt sind.