Sicherer Umstieg auf elektronische Patientenakten (EMR)-Systeme

Wenn Ihre Praxis, Klinik oder medizinische Einrichtung seit einigen Jahren im Geschäft ist, haben Sie ein massives Projekt vor sich. Der Bundesgesetz Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act, oft als HITECH bezeichnet, hat Milliarden von Dollar als Teil eines Mandats bereitgestellt, um die Vereinigten Staaten dazu zu bringen, elektronische Patientenakten zu verwenden. Während die Wahl des richtigen EMR-Systems für Ihren Betrieb eine enorme Menge an Überlegung, Bedacht und technischem Einsicht erfordert, erfordert die Umwandlung alter Papierakten in elektronische Form hauptsächlich Geduld und repetitive Aufgaben.

Anleitung

1. Studieren Sie die Anforderungen an Anlage- und Archivdateien Ihres gewählten EMR-Systems. Erfahren Sie, welche Dateitypen Ihr System für die zukünftige Nutzung akzeptieren, speichern und integrieren wird. Bestimmen Sie die Anzahl der Datensätze, die Sie übertragen müssen. Bevor Sie die kostens- und zeiteffektivste Methode wählen, müssen Sie den Umfang des Projekts verstehen.

2. Öffnen Sie die Datei eines Patienten in Ihrem EMR und wählen Sie die Option, Dokumente zum Anhang an die Akte hochzuladen.

3. Legen Sie das Dokument flach auf Ihren Büroscanner und schließen Sie ihn, bevor Sie die Scan-to-Upload-Option in Ihrer Software auswählen. Wenn ein entsprechendes Dialogfeld dies zulässt, teilen Sie der Software die Anzahl der Seiten Ihres Dokuments mit. Die meisten Softwarepakete erlauben mehrseitige Scans, um eine einzelne Upload-Datei zu bilden.

4. Scannen Sie Ihr mehrseitiges Dokument in Adobe Acrobat oder ein anderes Bildverarbeitungsprogramm, das eine PDF-Datei erzeugt, und laden Sie die Datei dann in Ihr EMR hoch, wenn das EMR keine mehrseitigen Scans verwalten kann. Löschen Sie die ursprüngliche PDF-Datei, sobald Sie einen erfolgreichen Upload haben. Verschieben Sie sie nicht einfach in den Papierkorb oder den Recycle-Bin; stellen Sie sicher, dass sie vollständig gelöscht wird, um den Vorschriften des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zu entsprechen. Da dieser Prozess ein nicht-HIPAA-konformes elektronisches Dokument erstellt, um Informationen in Ihr HIPAA-konformes System zu bringen, ist dies eine Option, die Sie vermeiden sollten.

5. Geben Sie die Daten von Papierakten manuell ein, um elektronische Patientenakten zu füllen. Höchstwahrscheinlich kann Ihr EMR-System historische Informationen aufzeichnen. Die Dateneingabe bedeutet nicht, Scans zu lesen, wenn Sie Patientenakten überprüfen, sondern historische Daten leicht zugänglich und in Ihr neues System integriert zu haben. Wägen Sie die damit verbundenen Zeit- und Arbeitskosten ab, bevor Sie fortfahren, da diese Option normalerweise länger dauert als Scannen.

6. Bewahren Sie Ihre Papierakten gemäß den HIPAA-Richtlinien sicher und geschützt auf. Wenn Sie während des Konvertierungsprozesses feststellen, dass es alte Datensätze gibt, die Sie vernichten sollten, überprüfen Sie erneut die HIPAA-Vorschriften zur Vernichtung von Patientenakten und gehen Sie konform damit um.