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Der Health Insurance Portability and Accountability Act ist ein Bundesgesetz, das unter anderem weitreichende Patientendatenschutzrechte geschaffen hat. Jahre von Überarbeitungen und Interpretationen haben zu detaillierten Regeln für die Art und Weise geführt, wie Gesundheitsdienstleister, Versicherungsgesellschaften, Apotheken und andere Unternehmen mit Zugang zu Patientendaten mit Patientendaten umgehen, diese übermitteln, speichern und verwenden müssen – insbesondere medizinische Aufzeichnungen. Das genaue Rezept für HIPAA-Compliance variiert je nach Art des Unternehmens oder der Institution. Gesundheitsdienstleister wie Krankenhäuser, Fachpflegeeinrichtungen, Chirurgiezentren und Arztpraxen haben jedoch mehr Anforderungen und daher die meiste Arbeit, um Compliance zu erreichen.
Studieren Sie die HIPAA Final Security Rule für Einzelheiten zur Sicherheit elektronischer Daten und zu den Anforderungen an Informationssysteme. Wenn Ihre medizinische Einrichtung oder Praxis auf ihren Computern – ob nur ein Computer oder ein gesamtes Krankenhausnetzwerk – irgendeine Art von Patientendaten speichert, müssen Sie die Standards erfüllen.
Rüsten Sie Ihre Systeme nach Bedarf auf, um sicherzustellen, dass Sie für jeden einzelnen Benutzer Passwörter und strenge Firewalls haben. Zudem müssen Ihre Systeme in der Lage sein, zu verfolgen, wer wann ein- und ausloggt; fehlgeschlagene Anmeldeversuche; Abmeldungen; und die Abfolge von Ein- und Abmeldungen an jedem Terminal. Sie müssen die Aktivitäten jedes Benutzers in jeder Sitzung verfolgen, die Aktionen von Systemadministratoren verfolgen, Sicherheitsverletzungen sofort an die zuständigen Stellen melden und die neueste Verschlüsselungstechnologie gemäß der neuesten Version der Sicherheitsregel verwenden.
Bewahren Sie Papierkarten und Patientenakten in geschlossenen Aktenordnern an ausgewiesenen, sicheren Orten auf, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen sie einsehen können. Einrichtungen und Praxen gehen damit unterschiedlich um. Einige bewahren Ordner an nicht einsehbaren Orten in Patientenzimmern auf, während andere sie an den Krankenschwesternstationen aufbewahren. Einzelpraxen sollten sicherstellen, dass Akten weggeräumt werden, sobald Ärzte und Krankenschwestern mit ihnen fertig sind. Lassen Sie niemals Akten auf Schreibtischen, Arbeitsplatten oder irgendwo unbeaufsichtigt liegen, wo unbefugte Personen sie leicht einsehen und darauf zugreifen können.
Erstellen Sie Regeln und Richtlinien dagegen, über Patienten an Orten und in Lautstärken zu sprechen, die es unbefugten Personen ermöglichen, Gespräche mitzuhören. Während HIPAA anerkennt, dass versehentliche Verstöße aufgrund mitgehörter Gespräche unvermeidlich sind, verpflichtet es dennoch medizinisches Fachpersonal, jede Vorsichtsmaßnahme zu ergreifen, um diese Situation zu verhindern.
Schulen Sie das Personal, niemals mit jemandem außer dem Patienten über einen Patienten oder dessen Zustand zu sprechen, es sei denn, sie haben eine Patientenautorisierung, eine Vollmacht, ein Vormundschaftsdokument oder einen Gerichtsbeschluss vorliegen. Medizinisches Fachpersonal kann den Fall eines Patienten untereinander besprechen, aber niemals mit einer unbefugten dritten Partei, selbst wenn die Person ein Ehepartner, Kind oder anderer naher Verwandter ist.
Bilden Sie alle Benutzer Ihrer elektronischen Patientenakten und Abrechnungssysteme über die Vorsichtsmaßnahmen, die sie bei der Arbeit an Computern ergreifen müssen, aus. Sie sollten sicherstellen, dass Zuschauer ihre Bildschirme nicht einsehen können, während sie arbeiten; Dateien schließen, sobald sie mit ihnen fertig sind; und sich abmelden, wann immer sie ihren Arbeitsplatz verlassen – selbst wenn sie beabsichtigen, bald zurückzukehren.
Lagern Sie alte Patientenakten in verschlossenen, versiegelten Behältern, die an sicheren, trockenen Orten aufbewahrt werden. Wenn Sie Akten nach der gesetzlich zulässigen Aufbewahrungsfrist Ihres Bundesstaates vernichten möchten, ergreifen Sie Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Akten vollständig vernichtet werden und nichts Lesbares übrig bleibt.
Decken Sie jede Zeile auf Ihrer Besuchsliste im Büro ab, sobald ein Patient eingetragen hat. Einzelpraxen können keine Clipboards mit sichtbaren Listen von Patientennamen mehr liegen lassen wie früher. Verwenden Sie etwas, das an der Besuchsliste haftet, wie ein Stück Papierklebeband, oder schwärzen Sie die Informationen, sodass keine Möglichkeit besteht, dass sie sichtbar oder lesbar werden.
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