HIPAA-Konformität: Ein Leitfaden zu regulatorischen Standards

Regulierung von Titel I

• 1

  Überprüfen Sie, ob Gruppenkrankenversicherungspläne Vorerkrankungen innerhalb von 12 Monaten nach der Einschreibung des Versicherten abdecken.

• 2

  Reichen Sie eine Reduzierung der Ausschlussfrist ein, wenn die neu eingeschriebene Person zuvor eine Gruppenkrankenversicherung hatte. Dies verkürzt die 12-monatige Ausschlussfrist und gibt Gutschrift für die frühere Abdeckung.

• 3

  Überprüfen Sie, ob bestehende Mitarbeiter erweiterte Krankenversicherung über denselben Anbieter erwerben können, wenn sie kündigen, entlassen werden oder den Job wechseln.

Regulierung von Titel II

• 4

  Halten Sie alle individuellen und Gesundheitsinformationen vertraulich. Geschützte Gesundheitsinformationen umfassen Zahlungshistorie, Versicherungspläne, Sozialversicherungsnummern, Krankengeschichte, medizinische Zustände, Telefonnummern und alle anderen individuellen Kennungen.

• 5

  Stellen Sie Personen die angeforderten persönlichen Gesundheitsinformationen innerhalb von 30 Tagen zur Verfügung. Geben Sie geschützte Gesundheitsinformationen nur an andere Entitäten, wie Jugendwohlfahrtsbehörden, wenn gesetzlich erforderlich.

• 6

  Korrigieren Sie ungenaue Informationen auf Anfrage der Person. Kommunizieren Sie vertraulich mit Personen und benachrichtigen Sie sie darüber, wie ihre geschützten Gesundheitsinformationen verwendet werden.

• 7

  Benennen Sie einen Datenschutzbeauftragten und führen Sie schriftliche Verfahren zu Datenschutz- und Sicherheitsverletzungen. Identifizieren Sie schriftlich, welche Mitarbeiter Zugriff auf geschützte Gesundheitsinformationen haben, und beschränken Sie diese Zahl auf wesentliche Arbeitsfunktionen.

• 8

  Verlangen Sie Log-ins und Passwörter, um Zugriff auf elektronische Daten zu erhalten. Halten Sie private Arbeitsbereiche aufrecht und lagern Sie geschützte Gesundheitsinformationen sicher unter Verschluss.

• 9

  Nutzen Sie Virenschutz und Verschlüsselung in Netzwerken und elektronisch gespeicherten Informationen. Bewerten Sie Firewalls und die Sicherheit anderer Systeme regelmäßig.

Durchsetzung

• 10

  Melden Sie HIPAA-Verstöße an das Office for Civil Rights des US-Gesundheitsministeriums. Bereiten Sie sich auf eine Untersuchung vor.

• 11

  Korrigieren Sie Verstöße und/oder zahlen Sie die verhängte Strafe. Wenn der Täter mit dem Verstoß nicht einverstanden ist, kann er eine Anhörung vor einem Verwaltungsrichter beantragen.

• 12

  Bieten Sie allen Mitarbeitern regelmäßig HIPAA-Schulungen an, typischerweise einmal im Jahr. Zeigen Sie HIPAA-Standorte an, wo alle sie lesen und verstehen können.