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Die Zentren für Medicare und Medicaid Services (CMS) schufen das Healthcare Common Procedure Coding System (HCPCS), um dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) von 1996 zu entsprechen. Das HCPCS etablierte ein standardisiertes Kodiersystem für medizinische Verfahren, unabhängig vom Anbieter oder Versicherer. HCPCS besteht aus medizinischen Verfahren, wie sie in der Current Procedural Terminology (CPT) beschrieben sind, verfasst von der American Medical Association (AMA). HCPCS Level II umfasst alle medizinischen Verfahren, Dienstleistungen und Ausrüstungen, die nicht in HCPCS Level I enthalten sind.
Die CMS-HCPCS-Arbeitsgruppe pflegt die Liste der permanenten nationalen Codes. Alle Versicherungsanbieter, sowohl öffentliche als auch private, sowie Price, Data, Analysis and Coding (PDAC) und Medicaid haben alle einen Vertreter in der Arbeitsgruppe. Die Mitglieder stimmen über die Hinzufügung, Löschung oder Überarbeitung von Codes ab. Dies verhindert, dass ein einzelner Versicherer den HCPCS-Korpus für seine eigenen Zwecke ändert. Die permanenten nationalen Codes bieten einen stabilen Satz von Abrechnungs-Codes. Die Arbeitsgruppe veröffentlicht Änderungen jährlich am 1. Januar.
Das Kodiersystem HCPCS Level II enthält alle für die Zahnabrechnung notwendigen Codes. Die American Dental Association (ADA) veröffentlicht die Current Dental Terminology (CDT), die CMS in das Kodiersystem HCPCS Level II integriert hat. Die ADA beaufsichtigt Änderungen an diesem Teil des Codes und ist nicht verpflichtet, der CMS-HCPCS-Arbeitsgruppe Bericht zu erstatten.
Sonstige Codes ermöglichen es Lieferanten, für Dienstleistungen und Ausrüstungen abzurechnen, die möglicherweise nicht im aktuellen HCPCS Level II aufgeführt sind. Diese Codes ermöglichen auch die Abrechnung einzigartiger, einmaliger Dienstleistungen. Wenn der Lieferant keinen geeigneten Code finden kann, muss er den PDAC kontaktieren. Der PDAC wird dem Lieferanten helfen, einen geeigneten Code zu finden, oder den Lieferanten anweisen, den Anspruch unter einem „Sonstiger/nicht anderweitig klassifiziert“-Code einzureichen. Wenn der Lieferant der Ansicht ist, dass der Dienst häufig genutzt wird, kann er einen Antrag auf Überarbeitung des HCPCS Level II stellen, um einen permanenten Code zu erstellen.
Die CMS-HCPCS-Arbeitsgruppe gibt vierteljährlich temporäre Codes aus, um Versicherungsanbietern zu helfen, Abrechnungsbedürfnisse vor der jährlichen Ausgabe permanenter Codes zu decken. Ein temporärer Code ermöglicht es dem Versicherer, für einen bestimmten Artikel abzurechnen, anstatt einen Sonstiger-Code zu verwenden. Der Versicherer sollte mit einem 90-tägigen Zeitfenster vor der Implementierung rechnen, nachdem ein temporärer Code ausgegeben wurde. Dies ermöglicht die Benachrichtigung und Schulung aller Abrechnungsstellen. Temporäre Codes haben das Potenzial, zu permanenten Codes zu werden. Die Arbeitsgruppe ist jedoch nicht verpflichtet, den Code zu konvertieren, und temporäre Codes verfallen nicht. Wenn die Arbeitsgruppe einen temporären Code zur Konvertierung oder Integration in einen permanenten nationalen Code auswählt, wird der temporäre Code gelöscht.
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