EMR-Implementierungsleitfaden: Ein schrittweiser Ansatz für Gesundheitspraxen

Einführung

Die Nutzung elektronischer Krankenakten (EMR) kann eine transformative Wirkung auf die Gesundheitsversorgung in den Vereinigten Staaten haben. Da immer mehr medizinische Praxen EMR-Systeme implementieren, ist es möglich, Daten zu nutzen, um die Versorgung zu koordinieren, Ineffizienzen zu reduzieren und die Versorgungsqualität zu verbessern. Es gibt einige grundlegende Schritte zur Verwaltung einer EMR-Implementierung in einer primärärztlichen Einrichtung.

Planung

• Endziel festlegen. Bevor Sie mit einem EMR-Implementierungsprojekt beginnen, muss Ihre medizinische Praxis klare und realistische Erwartungen an Ziele und Prioritäten haben. Nutzen Sie diesen Rahmen, um einen Implementierungsplan zu erstellen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.
• Ein multidisziplinäres Planungsteam aufbauen. Das Team kann eine Implementierung machen oder brechen. Ein Arzt oder anderer Kliniker sollte eine Führungsrolle im Team haben, um sicherzustellen, dass es Zustimmung unter dem klinischen Personal gibt und dass Implementierungsentscheidungen mit der Patientenversorgung im Einklang stehen.
• Ihre Praxis evaluieren. Es ist wichtig, aktuelle und historische Informationen über Patientendemografie, Praxisabläufe, Finanzen, Personalzusammensetzung und andere Schlüsseldaten zu sammeln. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele und Erwartungen zu verfeinern und identifiziert einige der potenziellen Bereiche Ihrer Praxis, die mithilfe eines EMR-Systems neu gestaltet werden müssen.
• Ihren Praxisworkflow evaluieren. Die Implementierung eines EMR beinhaltet immer das „Umgestalten“ von Praxisverfahren und physischem Raum. Die Auswertung der bestehenden täglichen Muster wird Ihnen helfen, das bestmögliche Design für das neue System zu identifizieren.
• Hausaufgaben machen, bevor Sie einen EMR-Produktanbieter auswählen. Nutzen Sie Ihren Planungsrahmen, um die wichtigsten Ziele und Ergebnisse, die Sie von einem System erwarten, klar zu identifizieren und Funktionen entsprechend zu priorisieren. Darüber hinaus gibt es einige vertrauenswürdige Stellen, die zuverlässige Richtlinien zur Anbieterauswahl bereitstellen können. Das Institute of Medicine hat eine Liste der wichtigsten Funktionen für alle EMR-Systeme veröffentlicht. Die Certification Commission for Healthcare Information Technology zertifiziert EMR-Systeme. Darüber hinaus bieten medizinische Gesellschaften und Verbände ihren Mitgliedern, die eine EMR-Implementierung in Betracht ziehen, oft Orientierungshilfen.

Implementierungsphase Eins – Vorbereitung

• Physische Infrastruktur installieren. Installieren Sie die für EMR erforderliche physische Infrastruktur. Dies könnte Verkabelung, drahtlose Fähigkeit, Computerarbeitsplätze, Laptops und Server umfassen.
• Hardware testen. Testen Sie, ob die Hardware, Verkabelung und das Netzwerk ordnungsgemäß funktionieren. Es ist besser, sich im Voraus Zeit zu nehmen, um zu überprüfen, dass alle Komponenten funktionsfähig sind, als eine Implementierung zu starten und dann festzustellen, dass Hardwareprobleme vorliegen.
• Schulung durchführen. Führen Sie fortlaufende Computerschulungen für Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation durch. Die Implementierung einer standardisierten Schulungscheckliste ist oft der beste Weg, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das Wissen und die Fähigkeiten haben, die sie benötigen, um den EMR-Implementierungsprozess zu beginnen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Mitarbeiterfeedback zu potenziellen Problemen oder Ideen zur Verbesserung des Prozesses einzuholen. Es ist entscheidend, dass das Mitarbeiterteam gut zusammenarbeitet und die Erwartungen versteht, bevor mit der Nutzung des neuen Systems begonnen wird.

Implementierungsphase Zwei – Kurz vor dem Start

• Protokolle festlegen und kommunizieren. Legen Sie Protokolle für die Systemnutzung und den Informationsaustausch fest und kommunizieren Sie diese. Mitarbeiter sollten klar über Datenschutzregeln und deren Schnittstelle mit dem neuen System informiert sein.
• Schulung fortsetzen. Setzen Sie die Schulung basierend auf früherem Mitarbeiterfeedback fort. Wenn mehr Mitarbeiter mit dem System trainieren und üben, werden weitere Details auftauchen, die eine Änderung erfordern. Jetzt ist die Zeit, Änderungen an den geplanten Workflow-Plänen und Protokollen vorzunehmen.
• Zusatzprogramme testen. Testen Sie Zusatzprogramme oder Module, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert. Zum Beispiel sind elektronische Verschreibung und andere Tools oft zusätzliche Module, die mit dem Hauptsystem interagieren.
• Mit Patienten kommunizieren. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Patienten zu „warnen“, dass Ihre Praxis einer großen Veränderung unterzogen wird und dass der Workflow verlangsamt oder unterbrochen werden könnte. Patienten werden wahrscheinlich verständnisvoller sein, wenn sie wissen, was sie erwartet.

Implementierungsphase Drei – Nutzung des neuen Systems

• Systemsoftware installieren und testen. Installieren und testen Sie die Systemsoftware. Mindestens ein paar Tage vor dem „Go-Live“-Datum, an dem das System zum ersten Mal in Betrieb sein wird, führen Sie einen Echtzeit-Durchlauf mit dem Personal durch. Einige Praxen nutzen Mitarbeiter als Stellvertreter-Patienten, um das System unter möglichst realistischen Bedingungen zu testen. Dies ist Ihre letzte Chance, etwaige Fehler zu beheben, bevor Sie das System mit echten Patienten nutzen.
• Daten vorladen. Laden Sie einige Daten für Patienten vor, die in den ersten Wochen Termine haben. Dies wird den Stress am ersten Tag der EMR-Nutzung reduzieren.
• Patienten informieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Patienten wissen, dass sich alle im Lernmodus befinden und dass sich die Dinge glätten werden, sobald das Personal mit dem neuen System vertraut ist.

Überprüfung und Überarbeitung

• Fortlaufendes Feedback einholen. Setzen Sie die Teamtreffen fort, um fortlaufendes Feedback einzuholen. Selbst die reibungsloseste Implementierung wird einige fortlaufende Modifikationen erfordern, bis das System für alle funktioniert. Es ist wichtig, das Implementierungsteam auch nach der ersten Einführung intakt zu halten, um die Mitarbeiterstimmung zu erhalten und notwendige Modifikationen vorzunehmen.
• Workflow evaluieren. Es ist unmöglich, jedes Detail der erforderlichen Workflow-Änderungen zur Implementierung eines EMR-Systems vorherzusehen. Fortlaufende Evaluierung und Mitarbeiterfeedback sind wichtig, um unterwegs Modifikationen vorzunehmen.
• Mit Patienten kommunizieren. Es wird immer Probleme mit jedem neuen System geben. Der beste Weg, Probleme zu vermeiden, ist, Patienten gut zu informieren, sie zu versichern, dass das Personal hart daran arbeitet, ein effizientes Versorgungssystem zu schaffen, und dass Geduld geschätzt wird.