Medizinische Aufzeichnungen: Gesetzliche Anforderungen für Aufbewahrung und Vernichtung

Aufbewahrungsrichtlinie

Gesundheitsdienstleister und -einrichtungen verfassen Richtlinien und Verfahren, um Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Aufzeichnungen als Schutzmaßnahme gegen Klagen, Bußgelder und Strafen zu adressieren. Da Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Aufzeichnungen je nach Regulierungsbehörde variieren, ist es am besten, widersprüchliche Vorschriften zugunsten einer längeren Aufbewahrung der Informationen zu interpretieren, um auf der sicheren Seite zu sein. Richtlinien sollten detaillierte Informationen für die Wartung, den Zugriff und die Vernichtung von medizinischen Aufzeichnungen enthalten.

Wartung

Strenge Wartungsrichtlinien und -verfahren sind für die Verwaltung von medizinischen Aufzeichnungen erforderlich. Rechtliche Standards schreiben vor, dass für jeden Patienten, der untersucht, beurteilt oder behandelt wird, eine medizinische Aufzeichnung geführt werden muss. Diese Regeln umfassen Patienten, die in der Notaufnahme, stationäre und ambulante Patienten behandelt werden. Sowohl Papierakten als auch elektronische Aufzeichnungen gelten als medizinische Aufzeichnungen, die rechtlichen Wartungsrichtlinien unterliegen. Elektronische Dateien aus verschiedenen Quellen werden zu einer elektronischen Patientenakte zusammengeführt. Der Zugriff auf medizinische Aufzeichnungen ist gesetzlich eingeschränkt, um die Privatsphäre eines Patienten zu schützen. Laut den Standards für medizinische Aufzeichnungen sind autorisiertes Personal die einzigen Personen, die medizinische Einträge in die Akte eines Patienten vornehmen dürfen. Medizinische Einträge werden erwartet, rechtzeitig abgeschlossen zu werden und das Datum, die Uhrzeit und die Unterschrift des autorisierten Aufzeichnenden zu enthalten. Jeder, der auf medizinische Aufzeichnungen zugreift, sollte sie ein- und ausbuchen, damit sie jederzeit nachverfolgt werden können.

Vernichtung von Aufzeichnungen

Vernichtungsrichtlinien beziehen sich auf den richtigen Zeitpunkt zur Vernichtung von Aufzeichnungen sowie auf die verwendeten Methoden. Die Beseitigung alter medizinischer Aufzeichnungen schützt die Privatsphäre eines Patienten. Papier- und elektronische Aufzeichnungen erfordern unterschiedliche Entsorgungsmethoden. Elektronische Aufzeichnungen müssen dauerhaft gelöscht werden, sodass sie niemals wiederhergestellt werden können. Viele Organisationen beauftragen Papiervernichtungsunternehmen, um Papierakten zu beseitigen.

Strafen bei Nichteinhaltung

Organisationen, die staatliche und bundesstaatliche Gesetze zur Aufbewahrung und Vernichtung von medizinischen Aufzeichnungen missachten, riskieren harte Strafen und andere nicht monetäre Sanktionen. Gesundheitseinrichtungen, die nicht beweisen können, dass sie angemessene medizinische Versorgung geleistet haben, weil die medizinischen Aufzeichnungen nicht verfügbar sind, werden voraussichtlich vor Gericht gegen Haftpflichtansprüche verlieren. Als unterlegene Partei in einem Gerichtsverfahren muss ein Gesundheitsdienstleister häufig zusätzlich zu den dem Kläger zugesprochenen Schadensersatz Gerichtskosten zahlen.