Nachteile der alphabetischen Krankenaktenablage: Risiken und Herausforderungen

Die alphabetische Ablage ist eine Methode zur Verwaltung von Krankenakten. Die Akten werden nach Nachname organisiert und weiter nach Vornamen unterteilt. Während die alphabetische Ablage den Vorteil hat, eine der einfachsten Ablagemethoden für neue Mitarbeiter zu erlernen, hat dieses Organisationssystem auch einige Nachteile.

Fehlablage

• Namen, die falsch geschrieben oder falsch gelesen werden, können versehentlich am falschen Ort abgelegt werden. Eine weitere potenzielle Ursache für Fehlablage ist, dass verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Interpretationen davon haben können, wie die Akte eines Patienten abgelegt werden sollte. Ausländische Namen – insbesondere Namen, die mit Mac oder Mc beginnen – werden häufig falsch abgelegt.

  Das Auffinden einer falsch abgelegten Akte erhöht die Akteursuchzeit. Wenn eine Akte nicht gefunden wird, kann eine Akte-für-Akte-Suche erforderlich sein, was erhebliche Zeit und Ressourcen kostet.

Doppelte Namen

• In einer großen Arztpraxis oder Einrichtung besteht die Möglichkeit, dass mehr als ein Patient denselben Namen hat. Ein Aktenangestellter muss möglicherweise mehr als eine Akte prüfen, um festzustellen, welche die benötigte ist. Wenn ein doppelter Name dazu führt, dass für einen Patienten die falsche Akte abgerufen wird, könnte der Arzt des Patienten schließlich eine Behandlung oder Medikamente basierend auf den Informationen in der Krankenakte verschreiben. Ein Patient könnte durch diesen Fehler potenziell geschädigt werden.

Vertraulichkeit

• Das Potenzial für einen Verstoß gegen die Patientenvertraulichkeit ist einer der ernsthaftesten Nachteile des alphabetischen Ablagesystems. Namen auf Aktenordnern können von jedem in einer Arztpraxis gesehen werden. Wenn die Praxis nur eine bestimmte Art von Pflege anbietet, weiß jemand, der den Namen eines Patienten sieht, welches medizinische Problem er hat.

  Ein alphabetisches System erhöht auch das Risiko, dass unbefugtes Personal die Akte eines Patienten findet. Im Gegensatz zu numerischen Systemen, bei denen die Person, die die Akte abruft, die Nummer des Patienten kennen muss, erfordert das Auffinden einer Akte in einem alphabetischen Ablagesystem nur den Namen des Patienten.

Namensänderungen

• Wenn sich der Name eines Patienten nach Erstellung ihrer ursprünglichen Akte ändert, könnte dies zu Verwirrung bei ihren zukünftigen Besuchen führen. Namen können sich aufgrund von Heirat, Scheidung, Adoption oder gesetzlicher Namensänderung ändern. Wenn der Name auf dem Aktenordner nicht aktualisiert wird, müssen Angestellte den aktuellen Namen über Kreuz verweisen, um den Ordner mit dem alten Namen zu finden.