Erfolgreiches Kliniker-Treffen planen: Ein umfassender Leitfaden

Erfolgreiches Kliniker-Treffen planen: Ein umfassender Leitfaden

Ein klinisches Investigatortreffen wird von einem klinischen Studien-Sponsor veranstaltet, um Protokoll- und GCP-Schulungen durchzuführen und den Teilnehmern die Gelegenheit zu geben, Fragen zur Durchführung klinischer Studien zu stellen. Das Treffen umfasst in der Regel klinische Studienassistenten, klinische Studienkoordinatoren, klinische Prüfer, medizinische Monitore, Qualitätssicherung und die Geschäftsführung. Hier sind einige Dinge, die bei der Planung eines klinischen Investigatortreffens berücksichtigt werden sollten.

Benötigte Utensilien

• Geld
• Computer
• Telefon
• Internetzugang

Anleitung

1. Der Standort ist alles.

   Der Standort ist wirklich alles. Sponsoren versuchen, das Treffen an einem Ort zu organisieren, den die Prüfer besuchen möchten, wie Spanien, Portugal, Las Vegas, Türkei, Paris, Montreal, Quebec City usw. Um Ihren Standort zu wählen, schauen Sie sich die Liste der Prüfer und deren Standort an. Versuchen Sie, einen Ort zu finden, der zentral gelegen, aber für die gesamte Gruppe verlockend ist. Wenn der Ort nicht interessant genug ist, könnte die Teilnahme gering sein.

2. Sichern Sie eine ausreichende Anzahl von Zimmern und koordinieren Sie den Transport.

   Da der klinische Studien-Sponsor in der Regel die gesamte Rechnung bezahlt, verschwenden Sie nicht. Stellen Sie sicher, dass die Personen RSVP geben, bevor Sie Zimmer für sie einrichten. Machen Sie klar, dass Zimmer nur für diejenigen verfügbar sind, die RSVP geben. Organisieren Sie den Hin- und Rücktransport zum Hotel.

3. Koordinieren Sie Präsentationen.

   Stellen Sie sicher, dass alle Referenten ihre Folien im Voraus zur Überprüfung an Sie senden. Koordinieren Sie zudem den Präsentationsraum mit der Leitung des Tagungszentrums, um sicherzustellen, dass ausreichend Beleuchtung, Platz und funktionierende Ausrüstung vorhanden sind. Vergessen Sie nicht die Handouts. Teilnehmer schätzen es, eine Kopie der Referentenfolien zu haben, um sie später während der Studie zu konsultieren.

4. Mahlzeiten

   Überprüfen Sie bei der Planung des Treffens auf besondere Ernährungsbedürfnisse. Sie möchten keine Meeresfrüchte für Menschen anbieten, die allergisch sind, oder Speiseöl aus Erdnüssen verwenden, wenn einige Gäste möglicherweise allergisch auf Erdnüsse sind.

5. Beinhalten Sie Aktivitäten nach dem Treffen.

   Organisieren Sie eine Tour für die Teilnehmer und geben Sie ihnen die Gelegenheit, in einer Umgebung außerhalb des Treffens zu entspannen. Zum Beispiel, als ich an einem Treffen in der Türkei teilnahm, plante der Sponsor eine Dinner-Kreuzfahrt mit Unterhaltung, geführter Besichtigungstour und Zeit für die Teilnehmer, um auf eigene Faust zu erkunden.

6. Beinhalten Sie Unternehmensbotschafter.

   Vergessen Sie nicht, Personen einzubeziehen, die mit der klinischen Studie vertraut sind. Ihre Aufgabe wird es sein, mit Ihren Gästen zu interagieren und alle Fragen zu beantworten, die sie zum Protokoll oder zur Durchführung der klinischen Studie während des Abendessens oder anderer Zusammenkünfte haben könnten. Manche sind vielleicht zu schüchtern, um Fragen in einem Forum zu stellen, und bevorzugen es, jemanden in einer weniger einschüchternden Umgebung zu fragen – wie beim Abendessen.

7. Kommen Sie früh an.

   Planen Sie, etwa 1 oder 2 Tage vor dem Treffen am Treffpunkt anzukommen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

8. Der erste Eindruck ist ein bleibender Eindruck!

   Wenn Sie noch nie ein Großveranstaltung geplant haben, beauftragen Sie ein Unternehmen, das auf Veranstaltungsplanung spezialisiert ist. Denken Sie daran, es geht darum, die klinischen Prüfer zu beeindrucken. Wenn das Treffen unorganisiert wirkt, könnten die Prüfer erwarten, dass die klinische Studienführung genauso unorganisiert ist und beschließen, ihre Teilnahme zurückzuziehen.