Der Schlüssel zur Entwicklung eines Verfahrens zur Implementierung elektronischer Patientenakten ist die Bildung eines Teams, das den Prozess verwaltet. Teammitglieder sollten nicht nur IT-Spezialisten, sondern auch Ärzte umfassen, da diese wahrscheinlich einen erfolgreichen Einführungsprozess fördern und leiten werden. Das Team sollte dann einen Aktionsplan für den papierlosen Betrieb erstellen. Dieser Plan wird eine Vielzahl von Aufgaben abdecken, wie z. B. Anlagenänderungen, Workflow-Analyse und -neugestaltung sowie Schulungen.
Das Team
- Die Implementierung eines elektronischen Patientenakten-Systems (EMR) ist eine enorme Aufgabe, die ein starkes Team erfordert, um Führung, Planung und Richtung zu bieten. Ein Arzt, der einen solchen Prozess geleitet hat, Professor am Department of Family Medicine der University of Wisconsin-Madison (UW-M) und Hausarzt, schlug in einem Artikel für das Journal Family Practice Management vor, dass das Team Vertreter aus Informationsdiensten, einen Projektmanager, der substantial Zeit für die Koordination des Prozesses aufbringen kann, eine Praxisbüroleiterin oder einen Praxisbüroleiter und einen Arzt umfassen muss, der das Projekt vorantreibt, um den Erfolg zu sichern.
Plan
- Sobald ein starkes Team etabliert ist, sollte die Gruppe Ziele festlegen und dann die Prozessschritte, die das Endziel des papierlosen Betriebs unterstützen. Einige der Aufgaben, die das Team übernehmen muss, sind Workflow-Analyse und -neugestaltung, eine Änderung der Einrichtung, Hardware-Installation und Software-Konfiguration, die Erstellung eines Backup-Systems für den Notfall, wie alte Daten eingegeben werden, die Entsorgung von Papier und die Schulung des Personals. Während einige dieser Aufgaben gleichzeitig stattfinden müssen, ist es ratsam, einen Zeitplan der Ereignisse zu erstellen, der zu einem Go-Live-Datum führt.
Technologie
- Das Team wird beauftragt, die für die Arztpraxis oder Einrichtung am besten geeignete Hardware und Software auszuwählen. Je nach Benutzer werden verschiedene Geräte benötigt. Zum Beispiel benötigen Krankenschwestern und Ärzte möglicherweise Terminals zur Dateneingabe, während administratives Personal auch Scan-Geräte benötigt, um vorhandene Aufzeichnungen und Korrespondenz einzuscannen. Das Team kann den Prozess einleiten, indem es andere Gesundheitseinrichtungen mit installierten EMR-Systemen besucht, um zu beobachten, wie sie funktionieren. Der UW-M-Arzt, der eine EMR-Implementierung geleitet hat, rät, einen IT-Berater hinzuzuziehen, um den Prozess zu leiten.
Go Live
- Alle Planung, Recherche und Etablierung von Verfahren führen zu einem Go-Live-Datum. Planen Sie diesen Startpunkt wenn möglich auf einen Tag, der für eine Arztpraxis oder ein Krankenhaus normalerweise nicht der geschäftigste ist. Zum Beispiel sind Montage oft geschäftige Tage in Gesundheitseinrichtungen. Stellen Sie dann sicher, dass Technikspezialisten zur Hand sind, um den Gesundheitsfachkräften am ersten Tag durch den Live-Prozess zu helfen und sie an das in den Schulungssitzungen Gelernte zu erinnern. Es ist auch ratsam, die Patienten über den Übergang zu informieren, damit sie im Falle von Verzögerungen oder technischen Schwierigkeiten Bescheid wissen.
