HIPAA-Compliance für Arbeitgeber: Ein umfassender Leitfaden

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein Bundesgesetz, das Portabilität, Nichtdiskriminierung sowie andere spezifische Anforderungen für arbeitgebergesponserte Gesundheitspläne schreibt. HIPAA umfasst Vorschriften darüber, wie Arbeitgeber den medizinischen Datenschutz ihrer Mitarbeiter schützen müssen, und enthält Regeln bezüglich der Verwendung elektronischer medizinischer Informationen. HIPAA kann Arbeitgeber verpflichten, Vorerkrankungen von Mitarbeitern und deren Angehörigen abzudecken, und skizziert im Allgemeinen Regeln zum Datenschutz von Gesundheitsinformationen. Laut der HIPPA Privacy and Security-Website gibt es mehrere unkomplizierte Vorschriften, die Arbeitgeber befolgen müssen, um HIPAA-konform zu sein.

Benannter Datenschutzbeauftragter

Ein Unternehmen sollte einen Datenschutzbeauftragten benennen, der für das Verständnis der Richtlinien und Verfahren zur Implementierung und Einhaltung von HIPAA verantwortlich ist. Dies kann jede Person sein, die mit der Vertrautheit und dem Hintergrund ausgestattet ist, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konform ist. Die Vorschriften erfordern keine Zertifizierung.

Mitarbeiter mit Zugriff identifizieren

Arbeitgeber müssen Mitarbeiter identifizieren, denen Zugriff auf geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) gewährt wird, und die Umstände, die es ihnen ermöglichen, Zugriff auf PHI zu haben.

Schulungsprogramm

Arbeitgeber sollten ein Schulungsprogramm für Mitarbeiter im Gesundheitsmanagement entwickeln. In einigen Fällen möchten Arbeitgeber möglicherweise ein Zertifizierungssystem innerhalb der Organisation einrichten.

Dokumentation

Arbeitgeber müssen administrative Maßnahmen dokumentieren, wie PHI verwendet wird, einschließlich Maßnahmen bei Nichteinhaltung durch Mitarbeiter. Einzelheiten umfassen Sanktionen gegen Mitarbeiter wegen Nichteinhaltung, wie den Zugriff auf PHI außerhalb der festgelegten Zugriffsregeln.

Schriftlicher Hinweis

Arbeitgeber sind verpflichtet, einen schriftlichen Hinweis zu den Richtlinien des Gesundheitsplans bezüglich des Zugriffs und der Nutzung von PHI bereitzustellen. Diese Informationen können Definitionen und Verfahren gemäß HIPAA enthalten.

Formulare

Arbeitgeber müssen möglicherweise Formulare für verschiedene Berichte, Mitarbeiterautorisierungen und Dokumentation für Beschwerden und Nichteinhaltung erstellen. Zusätzliche Formulare können Dokumente umfassen, die sich mit Schutzmaßnahmen, Gesundheitsinformationen und Rechtsansprüchen befassen.

Sicherheit und getrennte Informationen

Die Vorschriften verlangen von Arbeitgebern, Sicherheitsverfahren für alle geschützten Informationen zu entwickeln, die einem internen und externen Zugriff unterliegen. Dies umfasst das Getrennthalten von Mitarbeitergesundheitsinformationen von anderen arbeitsbezogenen Informationen.