Umstellung auf digitale Patientenakten: Ein praktischer Leitfaden für Gesundheitseinrichtungen

Achtzig Prozent der Ärzte nutzen kein digitales Management von Krankenakten, wie die „The Kansas City Star“ im März 2011 berichtete. Dennoch sollte das US-Gesundheitswesen aufgrund der 2009 von der Regierung bewilligten 20 Milliarden US-Dollar an Bundesfördermitteln zur Anregung des Wechsels von papierbasierter zu elektronischer Patientenaktenführung zunehmend auf elektronische Akten setzen. Um den Umstieg auf das digitale Aktenmanagement so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Arztpraxen einen strukturierten Prozess zur Einführung der beteiligten neuen Technologien in Betracht ziehen.

Anleitung

1. Führen Sie eine Bereitschaftsbewertung durch. Bevor Sie einen Umstieg auf das digitale Management von Krankenakten umsetzen, sollten Gesundheitsorganisationen ermitteln, wie aufgeschlossen die Mitarbeiter gegenüber der Veränderung sind, so der American Congress of Obstetricians and Gynecologists (ACOG). ACOG empfiehlt, dass Arztpraxen alle Büroangestellten zu ihren Einstellungen und ihrem Verständnis der geplanten Veränderung befragen. Dadurch kann die Führung leichter potenzielle Risiken in Form kultureller und operativer Barrieren identifizieren, die den Erfolg und die Rendite des Projekts beeinträchtigen könnten.

2. Identifizieren Sie Ziel, Vision und Mission. Nach Abschluss der Bereitschaftsbewertung empfiehlt ACOG, das relevante Ziel zu ermitteln. Geht es beispielsweise lediglich darum, elektronische Krankenakten zu haben, oder sollen Patienten und Ärzte von zu Hause aus auf die Akten des Krankenhauses zugreifen können? Ein Teil der Zielsetzung besteht darin, die Vision festzulegen. Beispielsweise: Soll die Vision ein papierloses Büro sein oder die Verbesserung der klinischen Leistung? Auf Basis dieser Informationen sollten Arztpraxen eine Missionserklärung festlegen, die den Umfang des Projekts, potenzielle Teammitglieder und die spezifischen Vorteile einer erfolgreichen Umsetzung umreißt.

3. Beginnen Sie mit der Messung. Arztpraxen sollten wichtige Parameter im Zusammenhang mit dem digitalen Management von Krankenakten identifizieren und verfolgen, so ACOG. Konzentrieren Sie sich auf vergleichende Messungen, die die Unterschiede zwischen dem aktuellen papierbasierten Aktenmanagementsystem und dem envisagierten digitalen Aktenmanagementsystem aufzeigen. Beispielsweise notieren Sie die Anzahl der Minuten, die Mitarbeiter benötigen, um eine Papierakte zu finden. Identifizieren Sie anschließend Parameter für Verbesserungen durch die Implementierung elektronischer Krankenakten. Ermitteln Sie, welche spezifischen Bereiche verbessert werden sollten und in welchem Umfang.

4. Gestalten Sie Workflows neu. Mit abgeschlossener Bereitschaftsbewertung, definierten Zielen und Messungen können Arztpraxen endlich beginnen, bestehende Workflows auf Anwendbarkeit, Modifikation oder Entfall zu prüfen. ACOG weist darauf hin, dass einige derzeit in der Papierumgebung verwendete Workflows nicht mehr benötigt werden und aufgegeben werden sollten, um Platz für die neuen Technologien zu schaffen. Durch das richtige Design neuer Workflows, die relevanter für ein elektronisches Aktenmanagementsystem sind, sollten Arztpraxen Verbesserungen in Geschwindigkeit und Effizienz feststellen und Kosten senken können, was letztlich zu verbesserter Patientensicherheit und Behandlungsqualität führt.