Freigabe von Patientenakten: Ein umfassender Leitfaden

Im Jahr 1996 unterzeichnete Präsident Clinton den Health Insurance Portability and Accountability Act, allgemein bekannt als HIPAA. Dieses Gesetz verhindert, dass Ärzte und Gesundheitsdienstleister Ihre medizinischen Unterlagen an Dritte weitergeben, es sei denn, sie sind verpflichtet, diese Dokumente aufgrund einer Vorladung (subpoena duces tecum) vorzulegen. Sie können jedoch jederzeit Ihre eigenen Unterlagen anfordern, obwohl Sie möglicherweise eine Abrufsgebühr und/oder Kopierkosten für die Unterlagen zahlen müssen.

Anleitung

1. Kontaktieren Sie die Arztpraxis oder Gesundheitseinrichtung, in der die Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Bitten Sie um die Abteilung für medizinische Aufzeichnungen oder den Vertreter. Sie müssen Ihren Brief direkt an diese Abteilung oder den Vertreter richten, da anderes Personal möglicherweise nicht berechtigt ist, Aufzeichnungsanfragen zu bearbeiten, die geschützte Informationen betreffen.

2. Fragen Sie die Abteilung für medizinische Aufzeichnungen oder den Vertreter, ob Sie eine Vollmacht unterzeichnen müssen. Einige Gesundheitsdienstleister verlangen, dass Sie ein bestimmtes Formular ausfüllen, anstelle oder ergänzend zu Ihrem Brief zur Freigabe von Aufzeichnungen. Fragen Sie auch, ob Sie die Kopien der medizinischen Aufzeichnungen im Voraus bezahlen müssen. Wenn ja, fordern Sie eine Seitenanzahl an, damit Sie einen Scheck mit Ihrem Anfragebrief beilegen können.

3. Richten Sie Ihren Brief an den Kontaktperson, die Sie identifiziert haben. Identifizieren Sie sich in dem Brief (oder die Person, deren Aufzeichnungen Sie anfordern) mit vollem Namen, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer. Geben Sie auch die Daten der Aufzeichnungen an, die Sie anfordern. Wenn Sie keine bestimmten Daten oder einen Datumsbereich angeben, kann die Einrichtung Ihre gesamte Krankenaktengeschichte erstellen und Ihnen Kopierkosten in Rechnung stellen. Geben Sie auch an, ob Sie Abrechnungsunterlagen wünschen oder nicht.

4. Geben Sie an, wohin die Aufzeichnungen gesendet werden sollen. Geben Sie eine physische Adresse an, da viele Abteilungen für medizinische Aufzeichnungen Aufzeichnungen per Einschreiben oder über einen Postdienstleister versenden, der eine Unterschrift zur Bestätigung des Erhalts verlangt. Einige Abteilungen für medizinische Aufzeichnungen senden Aufzeichnungen nicht an Postfächer.

5. Unterschreiben Sie den Brief und legen Sie, falls erforderlich, das unterzeichnete Vollmachtformular bei, das von der Gesundheitseinrichtung bereitgestellt wurde. Wenn Sie nicht der Patient sind, dessen Aufzeichnungen angefordert werden, legen Sie eine Kopie des rechtlichen Dokuments bei, das Ihr Recht bestätigt, die Aufzeichnungen im Namen des Patienten anzufordern. Dieses Dokument kann beispielsweise ein „Attorney-in-Fact“- oder „Estate Administrator“-Formular sein, das Ihre Befugnis bestätigt. Wenn Sie als Elternteil Dokumente für ein Kind unter 18 Jahren anfordern, müssen Sie keine solchen Formulare einreichen.

6. Legen Sie einen Scheck bei, falls erforderlich, für den genauen Betrag der Kopierkosten.