HIPAA ist der Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 und eine Reihe von Datenschutzvorschriften. Diese Vorschriften sollen die Privatsphärerechte von Personen in Bezug auf ihre vertraulichen Krankenakten schützen. Medizinische Transkription ist das Mittel, mit dem die Krankenakte dokumentiert wird. HIPAA-Vorschriften gelten für medizinische Transkription, und Strafen, einschließlich Geldstrafen und Freiheitsstrafen, sind möglich, wenn Verstöße festgestellt werden. Es ist entscheidend, dass Patienteninformationen nicht mit irgendjemandem außer den beabsichtigten Parteien geteilt werden, und Verfahren müssen eingeführt werden, um dies sicherzustellen.
Benötigte Utensilien
- HIPAA-Konformitätssoftware
- Passwortgeschützte Arbeitsplätze
Anleitung
- Finden Sie hochwertige HIPAA-Konformitätssoftware mit einem Online-Trainingsmodus. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter jederzeit während ihres Arbeitstages trainieren können. Setzen Sie jedoch eine Frist für die Fertigstellung des Trainings – keine Ausnahmen. Ein Zertifikat sollte nach dem Training ausgedruckt und in den Personal- und Abteilungsakten des Mitarbeiters abgelegt werden.
- Konvertieren Sie von bandbasierten Aufzeichnungen zu elektronischen Formaten. Bänder können verloren gehen, verlegt, gestohlen werden usw. Einige Krankenhäuser und Versicherungsgesellschaften haben medizinische Transkriptoren vor Ort, viele lagern jedoch an Transkriptionsunternehmen aus. Alle Sprach- und Datendateien, die über das Internet übertragen werden, sollten verschlüsselt sein. Nur das Unternehmen und der Transkriptionsdienst sollten den Code kennen. Dies stellt Sicherheit und HIPAA-Konformität sicher.
- Stellen Sie sicher, dass alle medizinischen Transkriptoren oder jeder andere Mitarbeiter, der Zugang zu Krankenakten hat, passwortgeschützte Arbeitsplätze haben. Niemand sollte in der Lage sein, die Computerdateien eines Mitarbeiters ohne Passwort zu öffnen. Ein System sollte vorhanden sein, in dem Mitarbeiter ihre Passwörter alle 30 bis 60 Tage aktualisieren müssen.
- Halten Sie Mitarbeiter über HIPAA-Updates auf dem Laufenden durch laufendes Training in Seminaren und informellen Treffen. Mit diesem Training sollten spezifische Anweisungen enthalten sein, wie diese Änderungen in Ihrer Einrichtung integriert und umgesetzt werden können. Zeit sollte den Mitarbeitern eingeräumt werden, Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten. Wenn eine spezifische Frage während der Trainingszeit nicht beantwortet werden kann, sollte der Mitarbeiter innerhalb von 24 Stunden angerufen oder per E-Mail mit einer Antwort kontaktiert werden.
- Ermutigen Sie Mitarbeiter, einander im Konformitätsprozess zu helfen. Zum Beispiel verlässt ein Mitarbeiter ihre Transkriptionsdokument auf dem Bildschirm, während sie auf der Toilette ist. Wenn ein anderer Mitarbeiter dies sieht, sollte sie ihren Kollegen darauf hinweisen. Dadurch wird ein gemeinsames System der Verantwortung geschaffen. Mitarbeiter helfen einander und dem Unternehmen, die HIPAA-Standards für die Konformität bei der medizinischen Transkription einzuhalten.
