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Elektronische Patientenakten (EMR) werden in Arztpraxen immer häufiger verwendet, da sie einen zuverlässigen und schnellen Zugriff auf die medizinischen Informationen eines Patienten ermöglichen. Ein EMR-System spart nicht nur Zeit, indem es die Notwendigkeit manueller Eingaben eliminiert, sondern ermöglicht auch das eventual Ausmisten veralteter Papierakten. Darüber hinaus sind Patientendaten, die in einem EMR-System enthalten sind, weitaus weniger wahrscheinlich verlegt zu werden.
Arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um die geeignete Ausrüstung auszuwählen. Stellen Sie vor dem Kauf sicher, dass bestehende Ausrüstung wie Drucker und diagnostische Geräte mit dem neuen System kompatibel sind.
Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um einen Plan zur Sicherung von Patientendaten zu erstellen. Eine vollständige Kopie der Daten sollte außerhalb des Standorts aufbewahrt werden, mit Updates in festgelegten Intervallen. Zusätzlich sollten regelmäßig geplante Sicherungen durchgeführt und vor Ort aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass Pläne zur Notfallwiederherstellung erklärt und verstanden werden.
Ein internes EMR-Team sollte einen praktizierenden Arzt sowie Vertreter aus der Verwaltung und anderen Abteilungen umfassen. Das Team sollte aus Mitarbeitern bestehen, die enthusiastisch Informationen an ihre jeweiligen Abteilungen weitergeben. Veränderungen können für viele Mitarbeiter schwierig sein, und sicherzustellen, dass Teammitglieder begeistert von der EMR-Implementierung sind, trägt wesentlich dazu bei, Begeisterung im gesamten Büro zu verbreiten.
Arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um zu analysieren, wie die Arbeit innerhalb und zwischen den Abteilungen abläuft. Das EMR-Team sollte dem Anbieter ein realistisches Bild der aktuellen Praktiken liefern. Der Anbieter verwendet diese Informationen, um geeignete Empfehlungen vorzustellen.
Arbeiten Sie mit Vertretern aller Abteilungen zusammen, um spezifische Ziele festzulegen. Zum Beispiel möchte das Büro möglicherweise die Druckkosten im nächsten Jahr um 50 % senken. Ziele sollten aufgelistet und für alle Abteilungen zur Überprüfung verfügbar sein.
Arbeiten Sie mit allen Abteilungen zusammen, um zu entscheiden, welche bestehenden Daten in das EMR-System übernommen werden sollen. Einige Praxen übernehmen alle alten medizinischen Akten; andere aktualisieren medizinische Akten erst, nachdem ein Patient das Büro besucht hat. Typischerweise fallen die zu aktualisierenden Daten zwischen die beiden Extreme. Setzen Sie Prioritäten, welche Informationen hinzugefügt werden sollen. Zum Beispiel werden Medikamenten in der Regel eine höhere Priorität eingeräumt als Bürobesuche, die vor vielen Jahren stattfanden.
Halten Sie Mitarbeiter über EMR-Entwicklungen sowie über die Vorteile, die das System bietet, auf dem Laufenden. Einige Kommunikation kann durch EMR-Teammitglieder der Abteilung erreicht werden, aber Informationen sollten auch von leitenden Teammitgliedern kommen. Sicherzustellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig übermittelt werden, kann einige Mitarbeiterängste beseitigen.
Entscheiden Sie, ob die Schulung vor oder nach der Systemimplementierung stattfindet. Wenn die Schulung vor dem Gang des Systems live stattfindet, stellen Sie sicher, dass Sitzungen nahe am Go-Live-Datum stattfinden. Es kann sich lohnen, hochrangige Schulungen vor der Implementierung zu planen; dann führen Sie detailliertere Schulungen durch, nachdem die Mitarbeiter Gelegenheit hatten, mit dem System zu experimentieren. Beschreiben Sie während der Schulung Funktionen, die angepasst werden können, sowie die Flexibilität, die im System verfügbar ist. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter Zugriff auf hochrangige Benutzer, Online-Hilfe und Kontaktinformationen des Anbieters haben.
Installieren Sie das EMR-System an einem ruhigen Tag oder an einem Tag, an dem das Büro geschlossen ist, wie einem Wochenende. Reduzieren Sie in den folgenden Tagen die Patientenbesuche, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter genügend Zeitpuffer haben, um Patientenversorgung zu leisten, während sie das System erlernen. EMR-Module können schrittweise implementiert werden, um sicherzustellen, dass alle Module gut verstanden werden, bevor man zum nächsten übergeht.
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