Genaues Gesundheits- und Sicherheitsdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben und unerlässlich für Rechenschaftspflicht, Trendanalyse und kontinuierliche Verbesserung. Befolgen Sie diese Schritte, um Vollständigkeit und Compliance sicherzustellen.
Schritt-für-Schritt-Prozess
- Richtiges Formular verwenden – Jeder Incidenttyp (Verletzung, Beinaheunfall, Gefahr, Erkrankung) hat ein festgelegtes Formular (OSHA 300, 301, 300A; unternehmensspezifisch). Nie improvisieren.
- Jedes Feld ausfüllen – Datum, Uhrzeit, genauer Ort, beteiligte Personen, Zeugen, Geräte, ausgeführte Tätigkeit. Keine Leerstellen – „k. A.“ schreiben, falls nicht zutreffend.
- Objektiv beschreiben – Fakten chronologisch darstellen: Was geschah, was wurde beobachtet, sofort ergriffene Maßnahmen. Meinungen, Schuldzuweisungen oder Spekulationen vermeiden.
- Ursachenanalyse einbeziehen – Bei bedeutenden Incidents 5-Warum-Methode, Grätengrask oder TapRooT® verwenden, um systemische Faktoren zu identifizieren.
- Korrekturmaßnahmen dokumentieren – Spezifisch, messbar, zugewiesen, mit Fristen. Bis zum Abschluss verfolgen.
- Unterzeichnen und datieren – Ersteller, Prüfer und Genehmiger (je nach Organisationshierarchie). Elektronische Unterschriften akzeptabel, wenn validiert.
- Zeitnah einreichen – Innerhalb der erforderlichen Fristen (z. B. OSHA 301 innerhalb von 7 Kalendertagen; Todesfälle innerhalb von 8 Stunden).
- Aufzeichnungen aufbewahren – OSHA 300-Protokolle: 5 Jahre. Arbeitsunfallversicherung: gemäß Landesrecht (oft 10+ Jahre).
Schreibrichtlinien
- Klar, prägnant, Aktivverben („Mitarbeiter rutschte auf nassem Boden“ statt „Der Boden wurde ausgerutscht“).
- Kein Jargon oder Abkürzungen ohne Definition.
- Auf Genauigkeit prüfen – Fehler untergraben die Glaubwürdigkeit.
- Fotos, Diagramme, Sicherheitsdatenblätter, Zeugenaussagen beifügen.
Häufige Fallstricke vermeiden
- Verzögerte Meldung
- Unvollständige Zeugeninformationen
- Vage Beschreibungen („Rückenschmerzen“)
- Fehlende Korrekturmaßnahmen
- Falsches System/Ort zur Ablage
Strenge Dokumentation schützt Mitarbeiter, sichert Compliance und treibt Prävention voran.
