Optimierung der Personalbesetzung für den Patienten-Zugang: Ein umfassender Leitfaden

"Patienten-Zugang" bezieht sich auf den Prozess, durch den Patienten Gesundheitsressourcen nutzen. Ob in einem Krankenhaus oder in einer Privatpraxis, der Prozess des Patienten-Zugangs umfasst Patiententerminierung, Versicherungsprüfung, Registrierung, Finanzberatung und Benachrichtigung der Versicherungsgesellschaft über den Besuch des Patienten. Da so viele verschiedene Funktionen unter dem Dach des Patienten-Zugangs fallen, kann die Bestimmung der angemessenen Personalbesetzung eine Herausforderung sein, aber nicht unmöglich.

Anleitung

Front-Line-Mitarbeiter

1. Berechnen Sie die minimale Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter, um "das Geschäft zu führen". Einige Bereiche erfordern unabhängig vom Patientenaufkommen eine dedizierte Person (zum Beispiel ein Radiologiezimmer in der Nachtschicht in einem Krankenhaus).

2. Führen Sie eine Zeitstudie durch, um pro Dienstleistungsstandort zu ermitteln, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um einen einzelnen Patienten vollständig zu betreuen.

3. Prognostizieren Sie das Patientenaufkommen pro Stunde für jeden Dienstleistungsstandort. Jeder Standort, der mehr Patienten pro Stunde hat, als ein einzelner Mitarbeiter bewältigen kann, sollte über eine ausreichende Personalbesetzung verfügen, um alle zu diesem Zeitpunkt gesehenen Patienten zu verarbeiten. Zum Beispiel wird eine Mammographie-Praxis mit Empfangspersonal, das 20 Patienten pro Stunde bewältigen kann, drei Mitarbeiter benötigen, wenn 60 Patienten pro Stunde zur Behandlung erscheinen.

4. Berücksichtigen Sie Ausfallzeiten wie Mitarbeiter-Mittagessen, Pausen oder Schulungen. Ein Pool von Teilzeit-Aushilfskräften kann helfen, den Bedarf an Vollzeitabdeckung zu reduzieren, um nur einige geschäftige Stunden abzudecken.

Back-Office-Mitarbeiter

1. Berechnen Sie die Basiseinheit des Service für jeden Bereich des Patienten-Zugangs im Back-Office. Die UOS ist das Basismaß dafür, wie lange eine Person benötigt, um ein einzelnes Patientenkonto zu bearbeiten. Zum Beispiel benötigt ein stationärer Verifikationsspezialist im Durchschnitt 12 Minuten pro Konto. Bestimmen Sie für jeden Bereich (Terminplanung, Verifikation, Vor-Ankunftsdienste, Vorbereitung vor dem Eingriff), wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um ein durchschnittliches Patientenkonto abzuschließen.

2. Verwenden Sie die UOS-Rate, um zu bestimmen, wie effizient das aktuelle Personalniveau ist. Zum Beispiel, wenn 10 Verifikationsspezialisten 15 Minuten pro Konto benötigen und acht Stunden pro Tag arbeiten, sollten die Verifikatoren 160 Konten pro Woche abschließen können. Wenn pro Woche nur 120 Konten hinzukommen, arbeiten die Mitarbeiter mit 75-prozentiger Effizienz und es könnten bis zu zwei Stellen abgebaut werden.

3. Prognostizieren Sie zukünftige Bedarfe. Wenn die Gesundheitsorganisation glaubt, dass sie im nächsten Geschäftsjahr einen 5-prozentigen Anstieg der Aufnahmen verzeichnen wird, multiplizieren Sie das aktuelle Volumen mit dem neuen Anstieg, um festzustellen, ob das aktuelle Personalniveau den erwarteten Bedarf deckt. Zum Beispiel, wenn 10 Terminplaner 1.000 Patienten pro Woche mit 100-prozentiger Effizienz planen können, bedeutet ein 5-prozentiger Anstieg der Volumina, dass ein zusätzlicher halber Terminplaner benötigt wird, um die Effizienz ohne einen Terminrückstand aufrechtzuerhalten.