Implementierung eines EHR-Systems: Ein Leitfaden zur erfolgreichen Transformation

Einführung

Mit Veränderungen umzugehen kann schwierig sein, gelinde gesagt. In einer klinischen Einrichtung, in der Timing alles ist, kann der Umstieg auf ein neues Betriebssystem bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass keiner der Routinearbeiten leidet, sogar traumatisch sein. Deshalb wird oft festgestellt, dass die besten EHR-Systeme den lautesten Widerstand hervorrufen. Ein systematisch implementiertes EHR-System kann jedoch Wunder für die Effizienz der Organisation bewirken. Es wird die Art und Weise, wie die klinische Praxis funktioniert, grundlegend verändern, was zu niedrigeren Verwaltungskosten führt. Es wird letztendlich zu einem erhöhten Einnahmestrom führen.

Benötigte Dinge

• EHR-System
• Konferenzsaal
• Computer
• Medizinische Geräte

Anleitung

1. Arbeitsgruppe bilden. Wählen Sie Vertreter aus jedem Bereich der Praxis aus – medizinisch, technischer Support, Verwaltung und andere relevante Bereiche. Stellen Sie sicher, dass Sie Personen ausgewählt haben, die mit den derzeit verwendeten Betriebssystemen vertraut sind und die Ins und Outs der täglichen Routinen kennen. Dies werden die Schlüsselmitarbeiter sein, die die Implementierung durchführen.
2. „Ärzte-Botschafter“ auswählen. Finden Sie einen Arzt, der begeistert von der Implementierung des EHR-Systems ist. Machen Sie ihn oder sie zum Leiter der Arbeitsgruppe. Stellen Sie dem Arzt Informationen und die Mittel bereit, um mit anderen zögerlichen Teilnehmern zu sprechen. Es wird seine oder ihre Verantwortung sein, andere Ärzte zu ermutigen, aufrichtige Anstrengungen zur Implementierung des Systems zu unternehmen.
3. Arbeitsplan erstellen. Halten Sie Arbeitsgruppentreffen ab. Besprechen, entwickeln und dokumentieren Sie einen geeigneten Arbeitsplan. Listen Sie die zu erreichenden Aufgaben auf, verteilen Sie Verantwortlichkeiten und legen Sie realistische Zeitrahmen für die Fertigstellung jeder Aufgabe fest. Legen Sie auch die Entscheidungsfindungskette fest und stellen Sie sicher, dass jeder versteht, wen er kontaktieren sollte, um Details zu den jeweiligen Schritten zu klären. Teilen Sie die Implementierung in Phasen auf, die verschiedene Aspekte des Workflows abdecken. Legen Sie Termine fest, wann jede Phase beginnen wird.
4. Zusätzliche Systeme einrichten. Erkundigen Sie sich, ob Ärzte besondere Anforderungen haben, wie die Anbindung ihrer Hardware an das EHR-System. Möglicherweise müssen Sie den Anbieter, der das System installiert hat, bitten, einzuschreiten, um Instrumente wie ein Echokardiogramm oder arthroskopische Geräte mit den jeweiligen Kardiologie- oder Orthopädie-EHR-Systemen zu integrieren.
5. Mitarbeiter schulen. Halten Sie Klassenzimmersitzungen ab, um Schulungen zur Nutzung des EHR-Systems anzubieten. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, dass es nicht nur neue Software ist, die von selbst läuft. Betonen Sie die Notwendigkeit von Geduld mit anfänglichen Schwierigkeiten während des Umstiegs auf ein neues IT-System. Erklären Sie, wie das System die papierbasierte Dokumentation überflüssig macht, und erklären Sie auch die Vorteile eines solchen Systems – keine Duplikation von Patientenakten und einfacher Zugriff auf die neuesten Patientendaten jederzeit und überall.
6. Testläufe durchführen. Führen Sie simulierte Testläufe durch, um dem Personal zu helfen, sich an die Handhabung des Systems zu gewöhnen. Nutzen Sie diese Tests, um Änderungen zu identifizieren, die am normalen routinemäßigen Workflow vorgenommen werden müssen.
7. Implementierung des Systems beginnen. Übernehmen Sie Phasen des EHR-Systems zu den im Arbeitsplan festgelegten Terminen. Dokumentieren Sie Feedback darüber, was gut und was nicht gut lief. Halten Sie Arbeitsgruppentreffen ab und finden Sie Lösungen, um spezifische Probleme zu lösen.