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Es gibt kaum Dokumente, die so wichtig sind wie eine Geburtsurkunde. Geburtsurkunden können notwendige Nachweise für den Schuleintritt, den Erhalt von Impfungen, die Beantragung eines Reisepasses, den Erhalt einer Heiratslizenz oder den Erhalt eines Führerscheins sein. Geburtsurkunden sind staatlich ausgestellte Dokumente, die die vitalen Informationen rund um eine Geburt auflisten: Uhrzeit, Datum, Stadt, County und Bundesstaat sowie die Namen der Eltern. Den Erhalt einer verlorenen Geburtsurkunde des Staates New York kann ein einfacher Prozess sein.
Geburtsurkunden des Staates New York sind im Vital Records Office des Gesundheitsamtes registriert. Dieses Amt zertifiziert Geburtsurkunden von Einwohnern des Staates New York (mit Ausnahme von New York City), die für rechtliche Zwecke verwendet werden können. Zertifizierte Kopien von Geburtsurkunden sind der auf der Urkunde genannten Person oder dessen Elternteil oder gesetzlichem Vormund verfügbar. Ehepartner, Kinder oder andere interessierte Parteien können eine zertifizierte Kopie nur durch einen Gerichtsbeschluss des Staates New York erhalten.
Das Gesundheitsministerium des Staates New York verlangt einen gültigen Lichtbildausweis sowie zwei ergänzende Identifikationsnachweise, um eine zertifizierte Geburtsurkunde für eine Anfrage per Post oder persönlich herauszugeben. Gültige Lichtbildausweise umfassen staatlich ausgestellte Ausweiskarten, Führerscheine, Reisepässe oder militärisch ausgestellte Ausweiskarten. Zusätzlich müssen diejenigen, die ihre Geburtsurkunde beantragen, zwei Strom- oder Telefonrechnungen oder Briefe von einer Regierungsbehörde vorlegen. Diese Dokumente dürfen nicht älter als sechs Monate sein.
Das Vital Records Office erhebt eine Gebühr von 30 US-Dollar (Stand 2010), um einem Einwohner von New York eine zertifizierte Geburtsurkunde zuzustellen, zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr für Eilbestellungen. Diese Gebühr kann für Postbestellungen durch persönlichen Scheck oder Zahlungsanweisung bezahlt werden oder persönlich in bar. Zusätzlich bietet die Website des Vital Records Office Links zur Bestellung von Geburtsurkunden an. Diese Bestellungen werden über Vitalchek abgewickelt und erheben eine Gebühr pro Kopie sowie eine Bearbeitungsgebühr. Für Online- und Telefonbestellungen sind für die Identifizierung nur grundlegende Informationen wie (Geburtsdatum, Namen der Eltern und Stadt/County der Geburt) erforderlich.
Geburtsurkunden können zu genealogischen Zwecken für Verwandte und Vorfahren über das Gesundheitsministerium von New York bestellt werden. Diese Urkunden sind keine Rechtsdokumente und dürfen nur für die Genealogie verwendet werden. Genealogische Geburtsurkunden sind nur verfügbar, wenn sie seit 75 Jahren oder länger archiviert sind und die genannte Person bekanntermaßen verstorben ist. Wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, werden die Urkunden dem Antragsteller unabhängig von der Verwandtschaft zum Verstorbenen ausgestellt. Dieser Zeitraum von 75 Jahren kann für direkte Nachkommen des Verstorbenen erlassen werden. Antragsteller müssen jedoch rechtliche Dokumentation der Abstammung (Heiratsurkunden, Geburtsurkunden usw.) vorlegen. Die vitalen Aufzeichnungen des Staates New York werden seit 1881 gesammelt.
Das Gesundheitsministerium des Staates New York verwahrt keine Geburtsurkunden für diejenigen, die in einem der fünf Bezirke von New York City geboren wurden. Diese Urkunden müssen beim Vital Records Office des Gesundheitsamtes von New York City bezogen werden. Es gibt eine Gebühr von 15 US-Dollar pro Urkunde zuzüglich einer zusätzlichen Versandgebühr von 8,30 US-Dollar. Geburtsurkunden können per Post oder online bestellt werden.
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