Notfallbeschaffung: Verfahren & Anforderungen

Notfallbeschaffung ist erforderlich, wenn eine bestehende Bedrohung für die öffentliche Gesundheit, das Wohlergehen und die Sicherheit besteht. Bei der Notfallbeschaffung werden Vorräte und Ausrüstung gekauft, um Notfallsituationen in einem bestimmten Umfeld abzudecken. Die Notfallbeschaffung muss von angesehenen Behörden genehmigt werden und den Bedarf an solchen Beschaffungsgütern und -ausrüstungen nachweisen. Notfallbeschaffung ist für Behörden nicht anwendbar, wenn die benötigten Materialien landesweit verfügbar sind.

Antrag

• Der erste Schritt bei der Notfallbeschaffung ist die Stellung eines Antrags auf Genehmigung von Notfallausrüstung. Anträge werden in der Regel per E-Mail an die zuständigen Behörden eingereicht. Nach dem Antrag wird die Verfügbarkeit von Mitteln bekannt gegeben.

Angebote

• Sobald eine Behörde einen Antrag eingereicht und die verfügbaren Mittel ermittelt hat, holt sie telefonisch Angebote von einem oder mehreren Lieferanten ein. Während des Bieterverfahrens teilt die Behörde den Lieferanten bestimmte Versorgungsbedürfnisse und die Menge solcher Vorräte mit.

Kostenvoranschläge

• Lieferanten informieren die Behörde über Kostenvoranschläge und übermitteln die Informationen an die Behörde; die Behörde leitet die Kostenvoranschläge wiederum an die zuständigen Behörden zur allgemeinen Genehmigung weiter. Wenn praktikabel, genehmigen die Behörden die Kostenvoranschläge, wenn sie mit dem Lieferanten übereinstimmen.

Bestellung

• Nach Einreichung der Kostenvoranschläge und Genehmigung gibt die Behörde eine Bestellung für die Notfallbeschaffung beim niedrigsten Bieter auf. Ein Notfallbestellformular wird ausgefüllt und der Genehmigungsantrag für die Notfallbeschaffung dem Kauf zur Einreichung und Lieferung beigefügt.