Verständnis der Medicare-Anforderungen an Arztunterschriften

Zweck und grundlegende Anforderungen

Der Arzt oder die Person, die die Leistungen erbracht oder verordnet hat, muss in der Krankenakte des Patienten identifiziert werden. Dies bestätigt, dass der Anbieter die Leistungen als medizinisch notwendig erachtet hat. Jede Unterschrift muss lesbar sein mit dem Vor- und Nachnamen des medizinischen Anbieters. Die Akkreditierung (wie M.D. oder D.O.) sollte ebenfalls enthalten sein.

Zulässige Unterschriften

Handgeschriebene Unterschriften, handgeschriebene Initialen und elektronische Signaturmethoden sind für den Einsatz bei Testanordnungen oder Krankenakten zulässig. Elektronische Signaturen sollten in Form einer digitalisierten Unterschrift, einer elektronischen Signatur oder einer digitalen Signatur vorliegen. Digitalisierte Unterschriften sind elektronische Bilder der tatsächlichen handschriftlichen Unterschrift, die dann mit einem Tablet-Stift reproduziert werden. Elektronische Signaturen sollten das Datum, einen Zeitstempel und einen ausgedruckten Satz (wie „elektronisch unterzeichnet von“) enthalten. Digitale Signaturen sind eine weitere Methode der elektronischen Signatur, die von spezialisierter Software erstellt wird.

Nicht zulässige Unterschriften

Unterschriftsstempel werden nicht als gültige Unterschrift akzeptiert. Die Verwendung eines Unterschriftsstempels kann zu Zahlungsverzögerungen oder -verweigerungen führen. Die Abschrift von Aufzeichnungen oder Berichten, die keine gültige Unterschrift enthalten, wird für die Erstattung abgelehnt. Weitere nicht zulässige Unterschriften sind das Schreiben von „signing physician“ mit dem getippten Namen des Arztes und „signature on file.“

Unterschriften für gemeinsame Leistungen

In einer Büroumgebung kann es häufig eine gemeinsame Begegnung mit dem Patienten und einem nichtärztlichen Fachpersonal (wie einem Arztassistenten oder einer zertifizierten Krankenschwester für Geburtshilfe) geben. Leistungen unter diesen Umständen werden als „incident to“ bezeichnet und müssen vom Arzt unterzeichnet werden. „Incident to“ bedeutet, dass die medizinischen Leistungen/Verbrauchsmaterialien als integraler Bestandteil der ärztlichen Leistungen erbracht wurden. Wenn die Bedingungen zur Erfüllung der „incident to“-Anforderung nicht erfüllt sind oder wenn das nichtärztliche Fachpersonal die gesamte Leistung erbracht hat, sollte die Krankenakte von dem nichtärztlichen Fachpersonal unterzeichnet werden.

Operationsassistenten/Co-Chirurgen

Operationsassistenten müssen den Operationsbericht nicht unterzeichnen, solange der Bericht vom leitenden Chirurgen unterzeichnet ist. Co-Chirurgen müssen einzeln mit einer zulässigen Unterschrift unterzeichnen.

Nicht verfügbare medizinische Anbieter

Wenn der medizinische Anbieter in einer Gruppenpraxis arbeitet und entweder verstorben ist oder die Praxis verlassen hat, kann einer der anderen medizinischen Anbieter, die in der Praxis arbeiten, in seinem Namen unterzeichnen. Zusätzliche Informationen müssen enthalten sein, wie z. B. „Robert T. Jones, M.D. zog am 12/01/10 nach Utah um und war nicht in der Lage, diese Krankenakte zu unterzeichnen.“