Kodierung und Archivierung medizinischer Aufzeichnungen: Best Practices für HIPAA-Konformität

Patientenmedizinische Informationen sollten als "Einheitsdatensatz" gespeichert werden, was bedeutet, dass alle Informationen zusammen oder als ein Datensatz schnell zugänglich gespeichert werden. Um medizinische Aufzeichnungsinformationen zu speichern, gibt es viele medizinische Kodierungs- und Archivierungsmethoden. Wie Aufzeichnungen für die medizinische Archivierung kodiert werden, wird von jeder medizinischen Einrichtung und davon bestimmt, wie sie ihren Bedürfnissen am besten dienen kann. Aufgrund von Datenschutzbedenken wird jedoch nicht empfohlen, Patientenakten anhand der Sozialversicherungsnummer zu archivieren.

Benötigte Dinge

• Aktenordner für medizinische Aufzeichnungen
• Etiketten

Anleitung

1. Besprechen Sie die Bedürfnisse mit dem Personal. Der beste Weg, ein medizinisches Archivierungssystem anzugehen, ist, zuerst zu besprechen, was die Ärzte, Krankenschwestern, anderen Kliniker und Büroangestellten in ihrer täglichen Behandlung von Patienten benötigen. Das Verständnis der Vor- und Nachteile aktueller Systeme wird den Erfolg eines neuen medizinischen Archivierungssystems gewährleisten.

2. Untersuchen Sie die Archivierungskodierungssysteme. Jedes medizinische Archivierungssystem erfüllt spezifische Anforderungen für unterschiedliche Einstellungen. Medizinische Archivierungskodierungssysteme umfassen:

   • Numerisch mit Farbcodes, basierend auf zugewiesenen medizinischen Aufzeichnungsnummern (chronologische Nummern, die von einem Computersystem vergeben oder nach Datum angeordnet sind, mit einer entsprechenden Farbe für jede Nummer).
   • Alphabetisch, in der Regel nach dem Nachnamen des Patienten.

3. Bestimmen Sie, welches System am besten für Ihre Organisation geeignet ist. Kombinierte farbcodierte numerische Systeme sind die am weitesten verbreiteten Formen der medizinischen Archivierung. Diese Archivierungssysteme sind am besten für größere Organisationen geeignet, da es Platz für Hinzufügungen von Aufzeichnungen innerhalb von Kombinationen von Ziffern gibt. Einige Organisationen verwenden möglicherweise alphabetische Kodierung, in der Regel nach dem Nachnamen des Patienten, um medizinische Aufzeichnungen zu archivieren. Dieses System eignet sich jedoch am besten nur für kleine Einrichtungen mit geringer Patientenfluktuation, da große Anzahlen häufiger Nachnamen die Dateiwiedervorlage zeitaufwendig machen können.

4. Stellen Sie den entsprechenden Code-Aktenordner bereit. Sobald die Archivierungsmethode gewählt ist, können die entsprechenden Informationen in den Aktenordner für medizinische Aufzeichnungen gelegt werden. Viele Aktenordner können mit vorbedruckten Farben und Blöcken von Zahlen gekauft werden. Für kleinere Büros, die Farbcodierung verwenden, können farbcodierte numerische Aufkleber gekauft und auf den Tab-Rand von leeren Ordnern geklebt werden. Sobald die Aufzeichnungen kodiert wurden, sollten auch der Patientenname und die medizinische Aufzeichnungsnummer auf der Vorderseite des Aktenordners geschrieben oder mit einem Etikett angebracht werden.

5. Stellen Sie sicher, dass die Dateikodierungsinformationen mit den Patienteninformationen im Inneren der Akte übereinstimmen. Da medizinische Aufzeichnungen rechtliche Dokumente für die Patientenversorgung sind, ist es unerlässlich, die richtigen Informationen schnell abrufen zu können, während der Patient behandelt wird.