Schutz von Patientendaten nach Praxisauflösung: Ein umfassender Leitfaden

Eine Arztpraxis ist verantwortlich für die Wahrung der Patientenvertraulichkeit, einschließlich der sicheren Aufbewahrung von medizinischen Unterlagen und der Sicherstellung, dass medizinische Informationen für die zukünftige Versorgung verfügbar sind. Auch nach der Auflösung sind Arztpraxen weiterhin verantwortlich für die Wahrung der Patientenvertraulichkeit und den Schutz von Patientendaten. Verfahren zum Schutz von Patientendaten variieren je nach Bundesstaat, und Praxen müssen die Vorschriften zu Patientendaten nach der Auflösung, spezifische Richtlinien zur Auflösung in diesem Bundesstaat, die zukünftige Versorgung von Patienten, Anforderungen der Krankenversicherung (z. B. Medicare-Richtlinien zu Patientendaten) und die Wünsche der Patienten hinsichtlich ihrer zukünftigen Behandlung berücksichtigen.

Anleitung

1. Benachrichtigen Sie Patienten schriftlich über die Auflösung der Praxis. Idealerweise kontaktieren Sie Patienten drei Monate vor dem Auflösungsdatum. Geben Sie Informationen zur Notfallversorgung, alternativen Praxen und eine Liste der endgültigen Termindaten. Geben Sie Informationen darüber, wie Patienten ihre medizinischen Unterlagen von der Praxis erhalten können oder wie sie in Zukunft Unterlagen erhalten können. In einigen Bundesstaaten müssen Praxen möglicherweise ein Formular zur Offenlegung von medizinischen Unterlagen bereitstellen, das den Transfer von medizinischen Unterlagen an eine andere medizinische Organisation ermöglicht.

2. Bewerten Sie Patienten, die zukünftige oder langfristige Behandlung für eine chronische Erkrankung benötigen. Patienten, die weitere Behandlung benötigen, müssen sich bei einer anderen Praxis registrieren lassen und müssen möglicherweise vor der Auflösung kontaktiert werden. Stellen Sie sicher, dass Patienten, die weitere Behandlung benötigen, angeben, wie sie mit ihren medizinischen Unterlagen verfahren möchten (z. B. Übertragung an eine andere Praxis), und dass sie über andere Behandlungszentren informiert sind.

3. Kontaktieren Sie die Kreisärztekammer oder die zuständige staatliche Gesundheitsbehörde, um die Archivierung von Patientendaten zu besprechen. In einigen Bundesstaaten müssen Praxen Patientendaten an ein staatliches Archiv oder die staatliche Gesundheitsbehörde für mehrere Jahre oder auf unbestimmte Zeit übergeben. Andere Bundesstaaten können verlangen, dass medizinische Unterlagen und Patienten an einen anderen Gesundheitsdienstleister übergeben werden, der die Verantwortung für Patientendaten und Versorgung übernimmt.

4. Überprüfen Sie die Aufbewahrungsfrist für Patientendaten und Patientenakten. Eine Aufbewahrungsfrist bestimmt, ob medizinische Unterlagen übertragen, vernichtet oder dem Patienten übergeben werden sollen, abhängig von der letzten Begegnung, die der Patient mit der Praxis hatte. Wenn ein Patient beispielsweise seit 15 Jahren nicht mehr in der Praxis war (oder im Sinne von „inaktiv“, da sie keine medizinische Behandlung benötigten) und die Aufbewahrungsfrist für medizinische Informationen im Bundesstaat 10 Jahre beträgt, können medizinische Unterlagen vernichtet werden, um Transferkosten zu minimieren.

5. Bestimmen Sie die rechtlichen Verantwortlichkeiten. Kontaktieren Sie einen Rechtsvertreter, eine professionelle Gesundheitsmanagementorganisation (wie die American Public Health Association), Krankenhausverbände, medizinische Fachverbände oder einzelne Krankenversicherungsgesellschaften, um sicherzustellen, dass alle relevanten Verfahren korrekt befolgt wurden, und um weitere Empfehlungen zur Wahrung der Patientenvertraulichkeit zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass auch die staatlichen Vorschriften eingehalten wurden, indem Sie Rechtsvertreter konsultieren.