Fehlende Krankenakte? Ein Leitfaden zur Dokumentation und zum Vorgehen

Fehlende Krankenakten erfordern von Krankenhaus- und Klinikpersonal eine schnelle und effektive Reaktion. Ebenso wichtig ist die ordnungsgemäße Dokumentation der vermissten Akte – zusammen mit der Erstellung einer temporären Akte für die zukünftige Krankenaktenführung. Jeder Krankenaktenraum muss eine sorgfältige Suche durchführen und umgehend mit Patienten und/oder pflegenden Angehörigen kommunizieren, um Bedenken auszuräumen. Obwohl die elektronische Aktenführung das Vorkommen verlorener Krankenakten verringert, bleibt eine effiziente Reaktion unerlässlich.

Benötigte Utensilien

• Temporäre Aktenjacke

Anleitung

1. Erstellen Sie eine temporäre Aktenjacke mit dem Namen und der Sozialversicherungsnummer des Patienten. Legen Sie diese temporäre Jacke an die Stelle der verlorenen Aktenjacke im Krankenaktenraum des Krankenhauses oder der Klinik. Archivieren Sie zudem alle nachfolgenden medizinischen Dokumente wie Konsultationen und Arztberichte in der temporären Akte. Der Inhalt dieser temporären Aktenjacke unterliegt den Richtlinien des Privacy Act von 1974.

2. Füllen Sie ein Formular zur Nachverfolgung verlorener Krankenakten aus. Zusammen mit der temporären Akte füllen Sie ein Formular zur Nachverfolgung verlorener Akten aus, das entweder in der temporären Akte oder bei der Vorgesetzten des Krankenaktenarchivs aufbewahrt wird. Dieses Nachverfolgungsdokument kann die Form einer vorgedruckten Karte haben oder als auf einem Konsultationsformular vermerkte Information vorliegen. Fügen Sie außerdem den Namen des Patienten, die Sozialversicherungsnummer und das Datum, an dem die Akten vermisst wurden, dem Formular hinzu.

3. Erstellen Sie eine elektronische Notiz. Im Falle verlorener oder vermisster elektronischer Krankenakten erstellen Sie einen Vermerk in der Datenbank für die Krankenaktenführung, der den Namen des Patienten, die Sozialversicherungsnummer und die Umstände rund um die verlorene Akte identifiziert. Erstellen Sie zudem einen neuen Datenbankeintrag für den Upload nachfolgender medizinischer Informationen.