Nahtloses Zusammenführen von Patientenakten: Ein umfassender Leitfaden

Was Sie benötigen

• Medizinische Aufzeichnungen
• Medizinische Datensoftware (elektronische Ablage)
• Scanner (elektronische Ablage)
• Ablagemappen (Papierablage)
• Dokumentenmarkierungen (Papierablage)
• Ablage (Papierablage)
• Geschultes medizinisches Personal
• IT-Supportpersonal
• Papiervernichter oder Vernichtungsservice

Anleitung

1. Erstellen Sie einen Plan. Wählen Sie eine Methode der Aktenführung, die für Ihre medizinische Praxis funktioniert. Besprechen Sie mit allen Abteilungen und Büropersonal, wie ein Zusammenführen von medizinischen Aufzeichnungen jede Abteilung möglicherweise beeinflussen könnte. Bitten Sie um Vorschläge, welche Art von Aktenführungssystem am besten für Ihre medizinische Praxis funktionieren würde (elektronisch, Papier oder eine Kombination).

2. Wählen Sie, welche Büroadressen als Originale dienen sollen und welche Büroadressen zusammengeführt werden sollen – wenn Sie mehr als ein Büro oder eine Abteilung zusammenführen. Die Originalaktenabteilung sollte diejenige sein, die die vollständigsten Informationen enthält. Zum Beispiel werden nicht alle Patienten, die in einer Allgemeinpraxis behandelt werden, auch von einer Radiologieabteilung behandelt, sodass die Allgemeinpraxis mehr einzelne Patienten und mehr Akten pro Einzelperson hat. Während dieses Schritts sollten Sie auch entscheiden, welches Patient-ID-Nummerierungssystem in Zukunft verwendet werden soll.

3. Setzen Sie einen Zeitrahmen fest, wann der Zusammenschluss abgeschlossen sein muss, und entscheiden Sie, wer für die Überwachung des Prozesses innerhalb jeder Abteilung verantwortlich sein soll. Eine Person aus jedem Büro oder jeder Abteilung, die das übrige Personal beaufsichtigt, wird einen reibungsloseren Zusammenschluss gewährleisten. Wenn Sie einen Zeitpunkt für Ihren Zusammenschluss festlegen, sollte Ihr Hauptziel darin sein, zu entscheiden, ob die Arbeit während oder nach den Geschäftszeiten erledigt wird, oder ob das Büro während des Projekts geschlossen sein soll, um Sie in kürzerer Zeit zu ermöglichen, fertig zu werden.

4. Wählen Sie und kaufen Sie die Software, die Sie verwenden werden, um Ihre medizinischen Aufzeichnungsdaten zu verwalten, sobald sie zusammengeführt sind. Vereinbaren Sie, dass IT-Support während Ihres Zusammenschlussprozesses erreichbar ist, um bei Bedarf zu helfen. Wenn Sie sich für die Papierablage entscheiden, kaufen Sie alle zusätzlichen Vorräte, die Sie möglicherweise benötigen, wie Ablagemappen oder Aufbewahrungsregale, um die Zunahme der Aktengrößen aufgrund des Zusammenschlusses zu bewältigen.

5. Schulen Sie Ihr Personal gemäß dem von Ihnen gewählten Prozess zum Abschluss des Zusammenführens von medizinischen Aufzeichnungen. Der beste Prozess zum Zusammenführen von medizinischen Aufzeichnungen ist, die Aufzeichnungen einer Abteilung oder eines Büros nach dem anderen alphabetisch zu bearbeiten. Sobald ein Satz von Aufzeichnungen in Ihr System eingegeben wurde (einschließlich der grundlegenden Informationen des Patienten), können Sie beginnen, den Rest der Aufzeichnungen in die Papierakten zusammenzuführen oder sie in das System einzugeben.

6. Beginnen Sie, demografische Patientendaten in Ihr neues System einzugeben oder neue Ordner (wenn Sie die Papierablage verwenden) für jeden Patienten basierend auf dem ursprünglichen Satz von Aufzeichnungen zu erstellen, den Sie in Schritt 2 des Abschnitts 1 als Ihren Ausgangspunkt gewählt haben. Während Sie jeden Patienten in das System eingeben, notieren Sie die neue ID-Nummer (falls zutreffend) und nehmen Sie alle Aktualisierungen an den grundlegenden demografischen Informationen des Patienten vor.

7. Sortieren Sie Ihren ursprünglichen Satz von Aufzeichnungen in chronologischer Reihenfolge von oben am neuesten bis unten am ältesten, wenn es sich um Papierkopien handelt. Wenn Ihre Originale in elektronischem Format vorliegen, kann der Zusammenführungsprozess je nachdem, wie die elektronischen Dateien gespeichert werden, etwas schwieriger sein. Wenn jede Chartnotiz einzeln gespeichert wurde, ist alles, was erforderlich ist, die Umbenennung der Dateien, um Ihrem neuen Ablagesystem zu entsprechen. Wenn Ihre elektronischen Datei jedoch in größeren Gruppen oder einer großen Datei pro Abteilung vorliegen, ist es möglicherweise am besten, sie auszudrucken und auf diese Weise zu sortieren.

8. Beginnen Sie, Ihre sekundären Dateien in die Originale zusammenzuführen. Beginnen Sie mit einer Abteilung oder einem Büro nach dem anderen und sortieren Sie die Akte jedes Patienten in die Originale, wiederum in Datum Reihenfolge. Wenn Sie die Papierablage verwenden, sollten Sie erwägen, Dokumentenmarkierungen zu verwenden, um die verschiedenen Arten von medizinischen Aufzeichnungen zu kennzeichnen, d. h. Arztnotizen, Radiologieberichte oder operative Verfahren. Wenn Sie die elektronische Ablage verwenden, reicht es aus, ein System zur Benennung der Dokumentdateien zu erstellen.

9. Scannen Sie die vollständigen zusammengeführt Dateien in Ihre Datenbank ein oder, wenn Sie die Papierablage verwenden, beginnen Sie damit, sie in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren. Wenn Sie sich für die elektronische Speicherung entschieden haben, wurde dieser Prozess möglicherweise bereits in Schritt 4 abgeschlossen, wenn sie von Anfang an einzeln in elektronischem Format gespeichert wurden.

10. Überprüfen Sie das neue Ablagesystem für medizinische Aufzeichnungen mit allen Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie man die Dateien genau verwendet und pflegt. Es kann hilfreich sein, auch ein Schulungshandbuch darüber zu verfassen, wie man das neue System als Referenz für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter verwendet.

11. Lösen Sie alle Probleme mit dem neuen System, sobald sie auftreten. Wenn Sie sich für ein elektronisches Ablagesystem entschieden haben, bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit dem IT-Service der Software, um Störungen zu beheben oder Software-Updates zu planen.

12. Fahren Sie fort, neue medizinische Aufzeichnungen zusammenzuführen, sobald sie erworben werden. Es kann auch von Vorteil sein, ein jährliches Verfahren zur Aktenausmusterung zu implementieren, wenn Sie sich entschieden haben, nur einen bestimmten Zeitrahmen von Informationen aufzubewahren.