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In diesem Zeitalter des Informationsaustauschs ist die Gewährleistung der Privatsphäre des Einzelnen immer wichtiger geworden. Laut dem US-Gesundheits- und Humanressourcenministerium „gibt Ihnen der Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) Rechte über Ihre Gesundheitsinformationen und legt Regeln und Grenzen fest, wer Ihre Gesundheitsinformationen einsehen und erhalten darf.“ HIPAA verlangt von Einrichtungen mit geschützten Gesundheitsinformationen, bei der Offenlegung sorgfältig zu sein und bestimmte Sicherheitsmaßnahmen zu befolgen, um sicherzustellen, dass die geschützten Gesundheitsinformationen vertraulich bleiben.
Laut der University of Miami, Miller School of Medicine, sind geschützte Gesundheitsinformationen „jede Information, ob mündlich oder in irgendeiner Form oder Medium aufgezeichnet, die von einem Gesundheitsdienstleister, Gesundheitsplan, Gesundheitsbehörde, Arbeitgeber, Lebensversicherer, Schule oder Universität oder Gesundheitsabrechnungsstelle erstellt oder empfangen wird; und sich auf die vergangene, gegenwärtige oder zukünftige körperliche oder geistige Gesundheit oder den Zustand einer Person bezieht; die Bereitstellung von Gesundheitsversorgung für eine Person; oder die vergangene, gegenwärtige oder zukünftige Zahlung für die Bereitstellung von Gesundheitsversorgung für eine Person.“
HIPAA bietet Standards für Gesundheitsdienstleister und Versicherungsanbieter, wodurch sie gesetzlich verpflichtet sind, medizinische Informationen über ihre Kunden privat zu halten. Das Versäumnis kann hohe Geldstrafen und mögliche Gefängnisstrafen bedeuten. Daher ist es wichtig, dass jeder, der mit geschützten Gesundheitsinformationen arbeitet, HIPAA-konform ist.
Damit die HIPAA-Compliance eingehalten werden kann, müssen Sie das Gesetz verstehen, auf wen es anwendbar ist und die Definition geschützter Gesundheitsinformationen (PHI). Benennen Sie in Ihrem Unternehmen eine Person als HIPAA-Compliance-Beauftragten, der Ihre Mitarbeiter schult und die HIPAA-Compliance durchsetzt.
HIPAA schützt die Gesundheitsinformationen einer Person unabhängig vom Format: elektronische Daten, Papierakten und/oder mündliche Kommunikation, daher ist die Schulung Ihrer gesamten Belegschaft, vom Reinigungspersonal bis zum Präsidenten, erforderlich.
Der benannte HIPAA-Beauftragte kann Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Privatsphäre der medizinischen Informationen Ihrer Kunden zu schützen. Übliche Regeln umschließen: das Verschließen aller unbeaufsichtigten Schreibtischschubladen und Aktenschränke, das Sperren Ihres Computerbildschirms, wenn Sie von Ihrem Schreibtisch weg sind, die Anforderung, Passwörter vierteljährlich zu ändern, die Sicherung von Bürobereichen, sodass nur autorisierte Mitarbeiter eintreten können, das Umgedreht-Ablegen von Dokumenten und/oder das Außer-Sicht-Bringen für nicht autorisierte Mitarbeiter sowie das Zerkleinern aller Dokumente, die PHI enthalten.
Alle Ihre Mitarbeiter, die Zugang zu geschützten Gesundheitsinformationen haben, müssen HIPAA-konform sein. Lassen Sie Ihren HIPAA-Beauftragten Ihre Mitarbeiter schulen und verlangen Sie einen Test, um sicherzustellen, dass sie, falls sie einen Verstoß begehen, nicht behaupten können, sie seien sich des Gesetzes nicht bewusst gewesen. Außerdem können Sie als Arbeitgeber, falls ein Mitarbeiter einen Verstoß begeht, selbst gegen das Gesetz verstoßen.
Der Sekretär des US-Gesundheits- und Humanressourcenministeriums (HHS) bestimmt die Strafe basierend auf der Art des Verstoßes und dem Ausmaß des durch die Nicht-Compliance verursachten Schadens. Nicht-Compliance kann Geldstrafen, Gefängnis und Klagen gegen Einzelpersonen oder Unternehmen sowie Geldstrafen von bis zu 50.000 $ pro Verstoß bedeuten. Wenn der Verstoß jedoch innerhalb von 30 Tagen korrigiert werden, können keine zivilrechtlichen Strafen verhängt werden, außer in Fällen von vorsätzlicher Vernachlässigung.
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