Vorbereitung auf DOT-Sicherheitsaudit: Ein umfassender Leitfaden

Im Jahr 2009 wurden 14.466 Department of Transportation (DOT) Audits, bekannt als Sicherheitskonformitätsprüfungen, von bundes- und staatlichen Inspektoren in gewerblichen Fahrzeugeinrichtungen durchgeführt. Die meisten DOT-Audits erfolgen ohne vorherige Ankündigung. Inspektoren sind berechtigt, während ihres Besuchs jeden Aspekt der DOT-Vorschriften zu überprüfen sowie Mitarbeiterinterviews durchzuführen. Verstöße können akut sein und sofortige Abhilfe erfordern, oder kritisch sein und auf ein Management- oder Betriebsproblem hindeuten. Die beste Möglichkeit, sich auf ein DOT-Audit vorzubereiten, besteht darin, Vorschriften zu befolgen, die richtige Dokumentation aufrechtzuerhalten und zu verstehen, was der Auditprozess erfordert.

Anleitung

1. Überprüfen Sie Ihre Fahrerqualifikations- und Sicherheitsleistungsdateien. Ein DOT-Audit wird beide überprüfen, um Ihre Buchführung zu kontrollieren. Fahrerqualifikationsdateien sollten Führerscheinablaufdaten, Führungszeugnisse, medizinische Bescheinigungen, Fahrerschulungen und Untersuchungshistorien sowie Straßenprüfungszeugnisse enthalten. Sicherheitsaufzeichnungen sollten den Nachweis enthalten, dass die Fahrzeugverstöße und die Fahrgeschichte jedes Fahrers mindestens einmal alle 12 Monate überprüft werden.
2. Überprüfen Sie die Fahrerlogbücher. DOT-Prüfer werden Fahrerlogbücher überprüfen, um zu verifizieren, dass die Aufzeichnungen genau und vollständig sind. Fahrer müssen die Lenk- und Ruhezeitvorschriften einhalten, und die Logbücher werden genau auf Anzeichen von Fälschungen überprüft. Mindestens sechs Monate an Aufzeichnungen müssen für den Prüfer zur Überprüfung verfügbar sein.
3. Überprüfen Sie Fahrzeuginspektionsberichte und Instandhaltungs- und Reparaturunterlagen. Ein DOT-Audit wird überprüfen, ob alle Fahrzeuge in einem sicheren und ordnungsgemäßen Betriebszustand gehalten werden. Der Prüfer wird Ihre Fahrerfahrzeuginspektionsberichte (tägliche Nachfahrtenkontrollen) der letzten 90 Tage sowie jährliche Inspektionen, Notfallausrüstung und Inspekteurqualifikationen überprüfen. Instandhaltungsunterlagen werden überprüft, um sicherzustellen, dass bei Inspektionen festgestellte Probleme behoben wurden.
4. Überprüfen Sie Unfallaufzeichnungen. Der DOT-Prüfer wird Ihre Unfallregisterformulare überprüfen, um festzustellen, ob Sie eine genaue Aufzeichnung aller Unfälle führen. Selbst wenn Ihr Unternehmen keine DOT-meldbaren Unfälle hatte, sind Sie dennoch verpflichtet, ein Unfallregister vorzuhalten und zur Überprüfung bereitzustellen. Der Prüfer wird auch Fahrzeugmarkierungen, Fahrersicherheitsschulungsunterlagen und Versicherungsnachweise überprüfen.
5. Überprüfen Sie Ihr Drogen- und Alkoholtestprogramm und die Dokumentation. Um Ihr DOT-Audit zu bestehen, müssen Sie ein zufälliges Testprogramm aufrechterhalten, das den DOT-Vorschriften entspricht, und für jeden Fahrer eine Drogen- und Alkoholtestdatei führen. Sie müssen auch eine etablierte Methode zur Meldung von Drogen-Testergebnissen haben. Vorgesetzte sollten eine Schulung absolviert haben, wie man die Anzeichen eines Fahrers unter Einfluss erkennt.
6. Überprüfen Sie Ihre Stücklistenunterlagen auf Vollständigkeit. Wenn Ihr Unternehmen Gefahrgüter transportiert, wird ein Audit Ihre Versandunterlagen der letzten sechs Monate überprüfen. Sie könnten aufgefordert werden, Frachtbriefe, Rechnungen oder Lieferscheine vorzulegen, um zu verifizieren, welche Materialien transportiert wurden. Die erforderliche Fahrzeugkennzeichnung wird ebenfalls überprüft.