Das GSA-Formular SF-91, Ernennung autorisierter Personen für Beschaffungsdienste und Management von Waren- und Dienstleistungsprogrammen mit einem Auftragnehmer, benennt spezifisches Regierungspersonal, das berechtigt ist, Bestellungen gegen GSA Multiple Award Schedules (MAS) und andere GSA-Vertragsfahrzeuge aufzugeben. Es ist das rechtliche Torwächterorgan für den Bundeseinkauf.
Formularstruktur & Schlüsselfelder
- Abschnitt A – Auftragnehmer & Bestellende Behörde ID: Auftragnehmername, GSA-Vertragsnummer, Name der bestellenden Behörde, Agency Bureau Code (ABC), Agency Location Code (ALC)
- Abschnitt B – Autorisierte Personen: Für jede Ernannte: Vollständiger Name, Titel, Musterunterschrift, Datum und Bestellbeschränkungen (Dollarschwellen, Produkt-/Dienstleistungskategorien, spezifische SINs, geografische Einschränkungen, Endverwendungsbeschränkungen)
- Abschnitt C – Zertifizierung des Contracting Officers: Unterschrift des CO (oder benannten Vertreters), der die Personen ernennt, mit Datum
- Abschnitt D – Annahme durch den Auftragnehmer: Unterschrift des Auftragnehmers zum Empfang und zur Vereinbarung, Bestellungen nur von aufgelisteten Personen innerhalb der angegebenen Beschränkungen zu akzeptieren
Kritische Governance-Regeln
- Doppelte Unterschrift erforderlich: Sowohl Regierung (CO) als auch Auftragnehmer müssen unterzeichnen; zertifizierte Kopien werden ausgetauscht
- Widerruf/Änderung = Neues Formular: Jede Änderung (hinzufügen/entfernen/Änderung von Beschränkungen) erfordert ein neues SF-91 mit aktualisierten Unterschriften. Mündliche/E-Mail-Änderungen sind ungültig.
- Bestellbeschränkungen sind verbindlich: Der Auftragnehmer muss Bestellungen ablehnen, die die erklärte Befugnis überschreiten
- Aufbewahrungsfrist: Beide Parteien bewahren unterzeichnete Formulare für die Vertragslaufzeit + 6 Jahre auf (FAR 4.805)
- Sicherheit: Schützen Sie Formulare vor unbefugter Änderung; behandeln Sie sie als beschaffungssensible Dokumente
Warum es wichtig ist
SF-91 setzt das Prinzip des „autorisierten Bestellbeamten“ (FAR 8.404) durch, verhindert unbefugte Käufe, kontrolliert Ausgaben und gewährleistet Rechenschaftspflicht. Es ist der rechtliche Schutzschild des Auftragnehmers – Bestellungen, die ohne ein gültiges, aktuelles SF-91 aufgegeben werden, binden die Regierung nicht.
Best Practices
- Überprüfen und revalidieren Sie SF-91 mindestens jährlich oder bei Personalwechseln
- Führen Sie ein zentrales Register der aktiven SF-91 nach Vertrag
- Schulen Sie autorisierte Personen zu Beschränkungen, Beschaffungsintegrität und Bestellverfahren (GSA Advantage!, eBuy, Direktbestellung)
- Auftragnehmer: Implementieren Sie einen Bestellvalidierungsworkflow, der jede eingehende Bestellung mit dem aktuellen SF-91 abgleicht
Ein ordnungsgemäßes SF-91-Management ist grundlegend für konformen, kontrollierten Bundeseinkauf. Behandeln Sie es mit dem erforderlichen Strenge.
