Aufbewahrungsfristen werden durch ein Flickenteppich aus bundesstaatlichen Gesetzen, bundesrechtlichen Vorschriften (HIPAA, CMS, OSHA) und Akkreditierungsstandards (Joint Commission) geregelt.
Häufige Mindestfristen
- Erwachsene Akten: 5–7 Jahre nach dem letzten Kontakt (die meisten Bundesstaaten).
- Akten von Minderjährigen: 5–7 Jahre nach Volljährigkeit (18) oder länger.
- Medicare/Medicaid: 5 Jahre (CMS) oder 6 Jahre (HIPAA).
- OSHA-Expositionsakten: 30 Jahre.
- Forschung/Klinische Studien: Gemäß Protokoll/Sponsor (oft 25+ Jahre).
Vernichtungsanforderungen
- Muss sicher sein: Schreddern (Papier), Entmagnetisieren/Löschen (elektronisch), Vernichtungszertifikat.
- Dokumentiertes Protokoll: Datum, Methode, Verantwortlicher, Aktenkennungen.
Best Practice
- Nehmen Sie die längste anwendbare Frist über alle Gerichtsbarkeiten hinweg an.
- Implementieren Sie automatisierte Aufbewahrungszeitpläne im EHR.
- Rechtserhalt übersteuert Vernichtung bei Rechtsstreitigkeiten/Ermittlungen.
Konsultieren Sie Gesundheitsrechtsanwälte für organisationsspezifische Richtlinien.
