JCAHO-Standards für die Aufbewahrung und Aufbewahrungsfrist medizinischer Aufzeichnungen | [Ihr Firmenname]

Die Joint Commission – früher bekannt als Joint Commission on Accreditation of Hospitals Organization – ist eine private, gemeinnützige Organisation, die sich der Festlegung höherer Standards für das Gesundheitswesen widmet. Medizinische Einrichtungen aller Art streben danach, die Akkreditierung der Joint Commission zu erreichen und aufrechtzuerhalten, um ihren Patienten, Gemeinden und der Gesundheitsbranche zu demonstrieren, dass ihre Einrichtungen qualitativ hochwertige medizinische Versorgung bieten. Die Joint Commission bewertet viele Aspekte der Betriebsabläufe einer Einrichtung, einschließlich der Art und Weise, wie Versorgung erbracht wird und wie Informationen über die Versorgung aufgezeichnet werden.

Vollständige Aufzeichnungen

• In einer Mitteilung von 2010 berichtete die Joint Commission, dass ihre Regel – RC.01.01.01 zu vollständigen und genauen medizinischen Aufzeichnungen – die wichtigste aller Aufzeichnungsstandards ist. Obwohl die Joint Commission nicht im Detail jedes Feld und jeden Punkt auflistet, der in einer Patientenakte und medizinischen Aufzeichnung enthalten sein muss, betont sie, dass Krankenhäuser jede Aufzeichnung nach ihrem eigenen Design voll nutzen müssen. Natürlich sind bestimmte Elemente wie Patientenname, Identifikationsnummer, Alter, Diagnosen, Klinikernotizen, Klinikerhandlungen, Unterschriften, Gegenunterschriften, Datum, Details durchgeführter Verfahren und verabreichte Medikamente Branchenstandard sowie gesetzlich von den meisten Bundesstaaten vorgeschrieben. Die Joint Commission erwartet all diese Dinge.

Klarheit

• Medizinische Aufzeichnungen sind nicht nützlich, wenn sie nicht klar und verständlich sind. Die Joint Commission sucht nach Lesbarkeit und Klarheit der Kommunikation innerhalb medizinischer Aufzeichnungen. Notizen und Aufzeichnungen müssen auf Papierakten lesbar sein. Die Joint Commission erwartet, dass Labortests in standardisierten, computergenerierten Formaten allen relevanten Patientenakten beigefügt werden. Am wichtigsten ist, dass jede Aufzeichnung für jede erbrachte Leistung deutlich den Namen des Klinikers, die Qualifikationen, das Datum und die Uhrzeit anzeigen muss. Aufzeichnungen müssen ein Kommunikationssystem und einen Prüfpfad erstellen.

Sicherheit

• Die Joint Commission unterstützt und setzt die Patientenschutzstandards des bundesweiten Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) durch. Tatsächlich geht die Joint Commission diese Anforderungen noch weiter, indem sie medizinische Einrichtungen für die zeitgerechte Aufbewahrung von Dokumenten in verschlossenen Akten und Behältern verantwortlich macht. Sie ermutigt auch dazu, Patientenakten in Ordnern aufzubewahren, die gelegentliche Beobachter daran hindern, Patienteninformationen einzusehen, und schreibt die Führung eines Protokolls über das Personal vor, das auf Patientenakten zugreift. Der Umstieg des Gesundheitswesens auf elektronische Patientenakten macht Aufbewahrungsprotokolle für das Personal einfacher, da Sicherheit und Speicherung in verwalteten, sicheren Servern mit für die HIPAA-Konformität konzipierten Protokollen stattfinden.

Speicherung

• Die Bundesstaaten haben unterschiedliche Standards und Anforderungen für die Speicherung medizinischer Aufzeichnungen. Die Joint Commission verlangt, dass Krankenhäuser die staatlichen Gesetze und Medicare-Richtlinien zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen einhalten. Während sie empfiehlt, medizinische Aufzeichnungen mindestens sechs Monate aufzubewahren, verlangen viele Bundesstaaten, dass Einrichtungen sie für Jahre aufbewahren. Arizona verlangt beispielsweise die sichere Aufbewahrung von Erwachsenenpatientenakten für sechs Jahre ab dem letzten Besuch des Patienten oder bis der Patient 21 Jahre alt ist für pädiatrische Patienten. Viele medizinische Einrichtungen entscheiden sich, sich gegen Klagen abzusichern, indem sie medizinische Aufzeichnungen für sieben Jahre oder mehr in externen Lagern aufbewahren. Die Joint Commission verlangt jedoch nur die Einhaltung der staatlichen Gesetze und der HIPAA-Datenschutzvorschriften.