Sichere Optionen für die Aufbewahrung medizinischer Aufzeichnungen: Ein umfassender Leitfaden

Medizinische Aufzeichnungen umfassen Dinge wie Krankengeschichte, körperliche Untersuchung, Labortests, Medikamente und Operationen. Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen an einem sicheren Ort zum Schutz des Patienten ist der wichtigste Aspekt bei der Speicherung von Informationen. Patientenakten dürfen eine Einrichtung nur durch Gerichtsbeschluss, Vorladung oder gesetzliche Anforderung verlassen, daher ist es unerlässlich, Dateien in einem sicheren und geschützten Bereich mit beschränktem Zugriff aufzubewahren. Arten der Aufbewahrung medizinischer Aufzeichnungen umfassen Dinge wie abgeschlossene Schränke oder Räume und Computer.

Papier

• Traditionell wurden medizinische Aufzeichnungen alle auf Papier erstellt und in einem Aktenschrank aufbewahrt. Papierdateien nehmen viel Platz in Anspruch und erfordern zusätzlichen Stauraum, besonders in einer großen Praxis. Im Jahr 2003 erließ der Health Insurance Portability and Accountability Act Gesetze zum Schutz geschützter Gesundheitsinformationen, die verhindern, dass unbefugte Personen Zugriff auf Patientenakten erhalten. Dies erfordert ein System, bei dem Dateien in einem abgeschlossenen Schrank, Raum oder Gebäude aufbewahrt werden, wobei nur eine begrenzte Anzahl von Personen Zugriff hat. Diejenigen, die Zugriff haben, müssen möglicherweise Schlüssel verwenden, eine ID-Karte durchziehen oder einen Code auf einer Tastatur eingeben, um Zutritt zu erhalten.

Kombination aus Papier und Computer

• Die meisten Praxen verfügen über Computer-Software, die es dem Büropersonal ermöglicht, Patienteninformationen in das System einzugeben oder zu scannen, oder dem Arzt, diese direkt von einem Mini-Laptop oder anderen elektronischen Geräten einzugeben, wodurch die physische Aufbewahrung von Dateien eingeschränkt wird. Medizinische Aufzeichnungen müssen etwa sieben Jahre aufbewahrt werden, was großen Computerspeicher erfordert. Es ist wichtig, ein System zur Nachverfolgung von Aufzeichnungen bereitzustellen, insbesondere wenn Dateien zwischen physischer und computergestützter Speicherung aufgeteilt sind. Es ist auch wichtig, das System mit Passwörtern zu schützen, die häufig geändert werden, und die Anzahl der Mitarbeiter zu begrenzen, die Zugriff auf die Informationen haben.

Elektronische Gesundheitsakte

• Der aktuellste Trend geht hin zu einem standardisierten nationalen Gesundheitsakten-System, bei dem alle Aufzeichnungen eines Patienten in einer Datenbank zusammengefasst sind und von jedem Arzt in jeder Einrichtung abgerufen werden können. Diese Art der Aufbewahrung medizinischer Aufzeichnungen ist sicherer für den Patienten, da alles an einem Ort ist. Ein Arzt, der auf die Informationen zugreift, hat Ihre gesamte Krankengeschichte, Berichte und Medikamente von überall, wo Sie jemals in einem Bundesstaat waren, und reduziert so das Potenzial für medizinische Fehler. Schutzmaßnahmen müssen vorhanden sein, um Verlust, Zerstörung und Manipulation von Informationen zu verhindern.

Persönliche Gesundheitsakte

• Diese Art der Aufbewahrung medizinischer Aufzeichnungen, auch portable Gesundheitsakte genannt, wird vom Patienten kontrolliert und gepflegt. Das Gerät kann etwas sein, das Sie mit sich führen, wie ein USB-Flash-Laufwerk, oder online mit einem passwortgeschützten Konto geführt werden. Die gesamte Krankengeschichte wird über alle Quellen hinweg an einem Ort gesammelt, indem der einzelne Patient Daten importiert, scannt oder eingibt. Es ist wichtig, diese Informationen genau und aktuell zu halten, um medizinische Fehler zu vermeiden.