Medicaid-Aufbewahrungsfristen: HIPAA- & Staatsanforderungen verstehen

Der Health Insurance Portability Act, der 1996 vom Kongress verabschiedet wurde, setzte einen universellen Standard für den Umgang mit physischen und elektronischen medizinischen Aufzeichnungen. Das Gesetz schränkt den Zugriff auf medizinische Aufzeichnungen ein und standardisiert die Dauer der Aufbewahrungsfrist, bevor sie vernichtet oder gelöscht werden können. Medicaid ist ein bundesfinanzierter Krankenversicherungsplan, der von jedem Staat unabhängig verwaltet wird. Folglich können die Aufbewahrungsvorschriften für Medicaid von den HIPAA-Standards abweichen und je nach Staat variieren.

Aufbewahrungseinrichtungen für Aufzeichnungen

Medizinische Aufzeichnungen müssen für jeden Patienten, der für stationäre und ambulante Versorgung in die medizinische Einrichtung kommt, erstellt und aufbewahrt werden. Die Centers for Medicare & Medicaid Services verlangen, dass die medizinische Einrichtung ein System zur Autorenidentifizierung und Aufzeichnungspflege nutzt, um die vollständige Sicherheit und Vertraulichkeit aller Aufzeichnungen zu gewährleisten. Der Schutz elektronischer Aufzeichnungen ist durch die Verwendung einer benutzerbeschränkten Datenbank, Passwortschutz und elektronischer Verschlüsselung, falls erforderlich, obligatorisch. Die meisten Staaten verlangen, dass die Einrichtung Hardcopies von Aufzeichnungen in abschließbaren Aktenschränken aufbewahrt, und einige Staaten können die Verwendung von brandsicheren Aufbewahrungen für einige medizinische Einrichtungen ebenfalls vorschreiben.

Personal für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Gemäß den von sowohl dem Health Insurance Portability Accountability Act als auch den Centers for Medicare & Medicaid Services festgelegten Vorschriften müssen ausreichende Einrichtungen die Handhabung und Lagerung von Medicaid-Medizinakten ermöglichen. Ein Krankenhaus oder eine Arztpraxis muss über einen angemessen dimensionierten Verwaltungsstab verfügen, um den Fluss von Medicaid-Dateien zu handhaben und sicherzustellen, dass jede Datei vollständig, sicher archiviert und rechtzeitig abgerufen wird. Darüber hinaus muss das Verwaltungspersonal die richtige Schulung im Umgang mit medizinischen Aufzeichnungen erhalten, wie z. B. medizinische Kodierungsverfahren, Archivierung und wie man die Vertraulichkeit eines Patienten schützt, indem die Freigabe von Aufzeichnungen an nicht autorisierte Parteien eingeschränkt wird.

Lagerdauer

Standardvorschriften verlangen, dass die medizinische Einrichtung das Original oder rechtmäßig reproduzierte Duplikate aller medizinischen Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre aufbewahrt. Gateway Health Plan gibt an, dass einige Vorschriften Anbieter, die einen Medicaid- oder Medicare-Plan bedienen, verpflichten können, alle medizinischen Aufzeichnungen, Finanzaufzeichnungen und Quellenberichte mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Einige Medicaid-Aufzeichnungen sind erforderlich, um Audits des Department of Health and Human Services oder des Comptroller General zu unterstützen. Einige medizinische Einrichtungen verlängern die Aufbewahrung von Medicaid-Aufzeichnungen als Sicherheitsmaßnahme gegen mögliche Klagen, während einige Staaten auch unterschiedliche Anforderungen an die Aufbewahrungsfrist von Medicaid-Aufzeichnungen haben können.