Unter WAC 246-310-180 verlangt der Bundesstaat Washington von Gesundheitsfachkräften, medizinische Unterlagen mindestens 10 Jahre ab dem letzten Patientenkontakt aufzubewahren.
Wichtige Details
- Gilt für: Alle lizenzierten Gesundheitsdienstleister (MD, DO, ARNP, PA, DC, ND, LAC, PT, OT, SLP, Psychologen usw.) und Einrichtungen.
- Auslöser: Datum der letzten professionellen Leistung (Besuch, Prozedur, Konsultation, Telefonmanagement).
- Minderjährige: Aufbewahrung bis 10 Jahre nachdem das Minderjährige das 18. Lebensjahr vollendet hat (d. h. bis zum 28. Lebensjahr) — länger als die standardmäßigen 10 Jahre.
- Format: Original oder exakte elektronische Replik (PDF, gescannt) gemäß den Standards von WAC 246-310-180(2) (Authentizität, Zugänglichkeit, Vertraulichkeit).
- Vernichtung: Sicheres Schreddern (Papier) oder zertifiziertes digitales Löschen; Vernichtungsprotokoll führen (Patientenname, DOB, Dienstleistungsdaten, Vernichtungsdatum, Methode).
Verwandte Anforderungen
- HIPAA: 6 Jahre ab Erstellung/letzter Nutzung (bundesweite Untergrenze) — Washingtons 10 Jahre sind strenger.
- Verjährungsfrist für Behandlungsfehler: 3 Jahre ab Tat/1 Jahr ab Entdeckung (max. 8 Jahre); Minderjährige bis 18+3 Jahre gestoppt. 10-Jahres-Aufbewahrung deckt dies ab.
- Medicare/Medicaid: 5–10 Jahre gemäß Programmregeln.
Best Practice
- Einheitliche 10-Jahres- (oder 10-Jahre-nach-Minderjährigkeit)-Richtlinie einführen.
- EHR mit automatisierten Aufbewahrungs-/Entsorgungs-Workflows nutzen.
- Richtlinie im Compliance-Handbuch dokumentieren; Mitarbeiter schulen.
