Patientenakten in Pflegeheimen: Anforderungen und Best Practices verstehen

Pflegeheime sind Gesundheitseinrichtungen, die Rehabilitation, qualifizierte und Langzeitpflege für Patienten anbieten, die in der Einrichtung wohnen. Patientenakten sind Dateien, die für jeden Patienten geführt werden und eine Vielzahl von Informationen enthalten. Einige in der Datei enthaltene Informationen sind Krankengeschichte, Medikamentenlisten, Behandlungen, Allergien und persönliche Demografie. Die Führung genauer und aktueller Patientenakten ist notwendig, um eine effiziente Einrichtung zu betreiben, die Patienten die bestmögliche Pflege bietet. Die ordnungsgemäße Archivierung von Patientenakten ermöglicht einen schnellen Zugriff und stellt sicher, dass Patienteninformationen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Anleitung

1. Archivierung von Patientenakten

   • Archivieren Sie Patientenakten elektronisch. Patientenakten werden oft sowohl elektronisch als auch in Papierform geführt. Die elektronische Archivierung ist mit Hilfe von Computerprogrammen möglich, die darauf ausgelegt sind, genaue Patientenakten elektronisch mithilfe eines Computersystems zu speichern. Gesundheitsdienstleister können Informationen direkt in den Computer eingeben oder Transkriptoren können eingestellt werden, um medizinische Informationen aus einer Papierdatei in eine elektronische Datei einzugeben. Elektronisch archivierte Patientenakten können einen eingeschränkten Zugriff haben, was bedeutet, dass eine Person das richtige Passwort benötigen würde, um auf die Informationen in der Datei zuzugreifen. Elektronische Patientenakten werden in Pflegeheimen verwendet, sodass verschiedene Gesundheitsabteilungen und -anbieter bei Bedarf auf Informationen zugreifen können.

   • Archivieren Sie Papierkopien. Pflegeheime nutzen oft sowohl Papierpatientenakten als auch elektronische. Papierakten ermöglichen die Aufnahme von Notizen der Krankenschwestern (Fortschrittsnotizen bezüglich des Zustands, der Behandlung und der bereitgestellten Pflege eines Patienten), ärztliche Anordnungen, Testergebnisse und Rezepte. Behandlungs- und Medikationspläne sind in der Papierversion der Patientenakte eines Patienten enthalten und können von Krankenschwestern und Ärzten bei Bedarf eingesehen werden. Patientenakten können in einem Raum mit eingeschränktem Zugriff archiviert und aufbewahrt werden, der es ermöglicht, die Informationen privat zu halten. Die Archivierung von Papierversionen von Patientenakten gibt Pflegeheimen ein Backup-System, falls Probleme mit einem elektronischen Archivierungssystem auftreten.

   • Halten Sie die Aufzeichnungen organisiert. Organisierte Patientenakten helfen Pflegeheimen, effizient zu arbeiten. Pflegeheime haben die Möglichkeit, Patientenakten auf verschiedene Weise zu archivieren, einschließlich nach Patientenname, Patientenaktenummer oder behandelndem Arzt. Die Archivierung von Patientenakten in Papierform nach den behandelnden Ärzten der Patienten ermöglicht es, alle Patientenakten eines Arztes leicht zu ziehen, jedes Mal, wenn der Arzt im Haus ist, um Visiten durchzuführen. Die Archivierung von Patientenakten nach Patientenaktenummer hilft der Abrechnungsabteilung, die Nummern anstelle von Patientennamen verwendet, um Ansprüche bei Versicherungsgesellschaften einzureichen. Nachdem die Patientenakte nicht mehr benötigt wird, archivieren Sie die Akte an der richtigen Stelle, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten, wenn die Datei das nächste Mal benötigt wird.

   • Halten Sie Patientenakten für diejenigen verfügbar, die Zugriff benötigen. Elektronische Patientenakten sind auf jedem Computer verfügbar, das das richtige Programm teilt, was den Zugriff auf Patientenakten für jeden Patienten ermöglicht. Einige Programme erlauben mehreren Computern, gleichzeitig auf eine Datei zuzugreifen, während andere nur einem Computer zu einer Zeit erlauben, die Aufzeichnungen anzuzeigen, was dazu beitragen kann, sicherzustellen, dass die Datei privat bleibt. Die elektronische Archivierung kann mehreren Abteilungen – wie einem Arzt und seiner Abrechnungsabteilung – erlauben, die Datei gleichzeitig anzusehen.

     Papierpatientenakten sind für diejenigen verfügbar, die die Datei benötigen, und können nur von denen gesehen werden, die die Datei physisch in der Hand haben. Dies vereinfacht den Datenschutz der Datei, kann es jedoch schwierig machen, wenn mehr als eine Person gleichzeitig die Datei benötigt – was während eines medizinischen Notfalls auftreten kann, der diese Szenarien beinhaltet: Die Krankenschwester benötigt die Datei, um Informationen zu kopieren, die mit dem Patienten in die Notaufnahme geschickt werden, der Arzt benötigt die Datei, um Testergebnisse und Fortschrittsnotizen zu sehen, und die Rettungscrew muss die Krankengeschichte und Medikamentenliste des Patienten einsehen.

   • Greifen Sie bequem auf Patientenakten zu. Elektronische Patientenakten verwenden Computerprogramme, die verschiedene Ebenen des Dateizugriffs ermöglichen. Zum Beispiel kann einem Arzt voller Zugriff auf die Patientenakte gewährt werden, indem er ein spezielles Passwort beim Einloggen in das System verwendet. Gleichzeitig wird einem Abrechnungsspezialist ein Passwort ausgestellt, das nur Zugriff auf die Informationen in der Patientenakte gewährt, die Versicherungs- und Abrechnungsangelegenheiten betreffen. Papierakten sollten in einem Raum aufbewahrt werden, der sowohl bequem ist als auch einen eingeschränkten Zugang hat. Türverriegelungssysteme, die nur Personen mit der richtigen Schlüsselkarte, dem richtigen Schlüsselanhänger oder dem richtigen numerischen Passwort Zutritt gewähren, können dazu beitragen, sicherzustellen, dass Patientenakten privat und sicher bleiben.