Wesentliche Büroverfahren in der Medizin: Ein umfassender Leitfaden

Medizinische Praxen müssen bei der Erstellung ihres Verfahrenshandbuchs sowohl klinische als auch administrative Verfahren berücksichtigen. Laut der Texas Medical Association umfassen zeitgenössische Verfahren in medizinischen Praxen Themen von Patientenvertraulichkeit über die Führung von Krankenakten bis hin zu Versicherungsbedingungen. Mitarbeiter, die medizinische Praxen leiten, müssen mit der Bandbreite der Verfahren vertraut sein, um Patienten effektive und qualitativ hochwertige Dienstleistungen anzubieten.

Patientenvertraulichkeit

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) wurde 1996 vom US-Kongress eingeführt, weil es keine ausreichenden Datenschutzpraktiken zum Schutz von Patientengesundheitsdaten gab. Seit 1996 sind medizinische Praxen in den gesamten Vereinigten Staaten verpflichtet, HIPAA-Standards in ihre Verfahren zu übernehmen.

Gemäß HIPAA müssen medizinische Praxen neuen Patienten erklären, was HIPAA ist, und sie über das Gesetz informieren. Die Patienten werden gebeten, ein Dokument zu unterschreiben, das bestätigt, dass sie die HIPAA-Informationen erhalten haben und deren Bestimmungen kennen. Als Nächstes müssen medizinische Praxen die Patienten fragen, ob ihre Gesundheitsdaten mit Familienmitgliedern oder Freunden geteilt werden dürfen. Patienten, die zustimmen, müssen den Namen der Person auf einem offiziellen Dokument eintragen, das als Offenlegungserklärung bekannt ist. Dieses Formular berechtigt die medizinische Praxis, die Gesundheitsdaten des Patienten an die auf der Liste aufgeführte Person weiterzugeben.

Führung von Krankenakten

Alle Gesundheitsdaten müssen in den Krankenakten der Patienten geführt werden. Einige medizinische Praxen verwenden physische Akten für Krankenakten, während andere auf elektronische Gesundheitsakten umgestellt haben. Elektronische Gesundheitsakten werden auf dem internen Server der Praxis gespeichert, auf den nur autorisierte Mitarbeiter zugreifen können. Alles über den Patienten, von Kontaktdaten bis zu Medikamentenlisten, ist in der Krankenakte enthalten.

Physische Krankenakten müssen laut HIPAA-Standards in einem abgeschlossenen Raum aufbewahrt werden, auf den Patienten, Reinigungspersonal oder Besucher keinen Zugriff haben. Wenn ein Unternehmen elektronische Krankenakten hat, besagt HIPAA's Sicherheitsregel, dass Computer passwortgeschützt sein müssen, um zu verhindern, dass unbefugte Benutzer von einem Mitarbeitercomputer aus auf die elektronischen Krankenakten zugreifen.

Versicherungsbedingungen

Nicht jeder Patient ist versichert, daher ist es wichtig, dass medizinische Praxen Verfahren haben, um Patienten mit und ohne Krankenversicherung zu unterstützen. Patienten mit Krankenversicherung werden gebeten, ein Versicherungsformular auszufüllen, das der medizinischen Praxis Informationen darüber gibt, wem sie in Rechnung stellen soll und welche Kontonummer der Patient bei der Versicherung hat. Wenn Patienten keine Versicherung haben, können sie aufgefordert werden, Zahlungspläne mit der medizinischen Praxis zu vereinbaren, um die Kosten ihrer medizinischen Behandlung zu decken.

Eng mit den Versicherungsbedingungen verbunden ist die Berufung gegen Anspruchsablehnungen. Medizinische Praxen müssen Verfahren haben, um mit Patienten umzugehen, die bei ihrer Versicherung gegen abgelehnte Ansprüche Widerspruch einlegen möchten. In der Regel ist ein Abrechnungsspezialist oder ein administrativer Mitarbeiter dafür verantwortlich, Patienten bei der Einlegung eines Widerspruchs bei ihrer Versicherung zu unterstützen und kann bei Bedarf für den Patienten eintreten.