HIPAA-Compliance für Arbeitgeber: Wesentliche Regeln & Sicherheitsstandards

Sicherheitsstandards

• Der Sicherheitsstandard trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die privaten Informationen eines Teilnehmers eines Gesundheitsplans jederzeit sicher und geschützt sind. Der Sicherheitsstandard schreibt Schutzmaßnahmen zum Schutz physischer Dateien in Aktenordnern, Computersystemen sowie Vorkehrungen zur Einschränkung des Zugriffs auf computergestützte Datenbanken, Faxe und andere elektronische Systeme vor, die Aufzeichnungen sensibler Informationen enthalten können. Die Sicherheitsstandards sind meist mit abgedeckten Einheiten wie Krankenhäusern, Arztpraxen und Krankenversicherungsanbietern verbunden, aber alle Arbeitgeber unterliegen ähnlichen Sicherheitsstandards. Arbeitgeber sind verpflichtet, private Mitarbeiterinformationen zu schützen, die in Anmeldeformularen für Gesundheitspläne oder in medizinischen Aufzeichnungen im Zusammenhang mit vom Unternehmen angeordneten körperlichen Untersuchungen oder Arbeitsunfällen enthalten sind.

Datenschutzrichtlinien-Hinweis

• Unter den HIPAA-Datenschutzregeln ist ein Unternehmen, das einen Krankenversicherungsplan bereitstellt oder verwaltet, verpflichtet, den Teilnehmern einen Hinweis zu senden, der die vorhandenen Standarddatenschutzpraktiken sowie einen Hinweis zu allen Änderungen der Datenschutzrichtlinie darlegt. Update-Benachrichtigungen können ebenfalls erforderlich sein, wenn ein Arbeitgeber das Verfahren für die Gesundheitsplanverwaltung ändert oder wenn der vom Arbeitgeber gesponserte Gesundheitsplan in irgendeiner Weise geändert wird. Arbeitgeber sind ebenfalls verpflichtet, den Teilnehmern einen Hinweis zu senden, um sie an die vorhandene Datenschutzrichtlinie zu erinnern und den Teilnehmern anzuweisen, wie sie eine Kopie der Datenschutzrichtlinie erhalten können.

HIPAA-Schulung

• Die HIPAA-Compliance erfordert, dass Arbeitgeber routinemäßige Schulungen für alle Mitarbeiter durchführen, die möglicherweise mit privaten Informationen umgehen müssen. Personen, die in der Nähe der Personalabteilung einer Organisation arbeiten, könnten Zugriff auf sensible Dokumente haben. Arbeitgeber werden erwartet, diese Personen zu schulen, um die HIPAA-Regeln für Sicherheits- und Datenschutzstandards einzuhalten. Darüber hinaus werden Arbeitgeber erwartet, Mitarbeiter über den ordnungsgemäßen Umgang mit Dokumenten gemäß der vom Unternehmen festgelegten Datenschutzrichtlinie zu unterweisen.

Nichtdiskriminierung

• Unter den HIPAA-Regeln dürfen Arbeitgeber keinen Mitarbeiter diskriminieren oder den Zugang zu Krankenversicherungsschutz aufgrund einer bestehenden Erkrankung oder sich entwickelnder Gesundheitsprobleme verweigern. Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf einen fairen Krankenversicherungsschutz für ihn und seine Familie.