HIPAA-Konformität: Zugang zu Patientendaten – Ein umfassender Leitfaden

Während das Herausnehmen einer Akte und das Durchsehen von Informationen über einen Patienten so einfach erscheint, gibt es zahlreiche Regeln und Vorschriften, die befolgt werden müssen. Der Bundesgesetz Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schreibt einen starken Schutz der Patientendatenschutz vor, der alle medizinischen Aufzeichnungen umfasst. HIPAA geht weit über medizinische Einrichtungen und Arztpraxen hinaus. Es betrifft, wie Dateien von medizinischem Personal, Einrichtungspersonal, Versicherungsträgern und Systemadministratoren übertragen, gespeichert, gesendet und behandelt werden. Infolgedessen gibt es begrenzte und spezifische Möglichkeiten, auf Patientendaten zuzugreifen.

Anleitung

1. Fordern Sie Ihre eigenen medizinischen Aufzeichnungen an, wenn Sie der Patient sind. HIPAA und zahlreiche staatliche Gesetze geben Patienten das Recht auf ihre eigenen Informationen. Medizinische Leistungserbringer, Versicherungsgesellschaften oder andere Inhaber von Aufzeichnungen müssen sie Ihnen herausgeben, sofern sie Sie eindeutig als den Patienten identifizieren können.
2. Legen Sie eine Ermächtigung des Patienten zur Freigabe von medizinischen Aufzeichnungen oder Dokumente vor, die Ihre Vollmacht oder Ihren Status als Vormund ad litem belegen. Diese geben Ihnen das Recht, im Namen des Patienten auf Patientendaten zuzugreifen.
3. Legen Sie eine Vorladung oder einen Gerichtsbeschluss vor, der von einem Richter unterzeichnet wurde.
4. Suchen Sie die Patientenakte und alle zugehörigen Aufzeichnungen in einem geschlossenen Ordner, entweder im Patientenzimmer oder an der Pflegestation, wenn Sie ein medizinischer Fachangestellter in einem Krankenhaus sind, das noch Papierakten verwendet. Da Gesundheitsdienstleister bis 2020 Zeit haben, auf Elektronische Patientenakten (EMR) umzustellen, müssen Fachkräfte sowohl Papier- als auch Elektronikprotokolle kennen. Krankenhausrichtlinien variieren hinsichtlich des richtigen Standorts eines geschlossenen Patientenordners, aber fast alle verlangen, dass Patienteninformationen in undurchsichtigen Ordnern an Orten aufbewahrt werden, die für Besucher und nicht autorisierte Personen nicht leicht einsehbar sind. Alternativ melden Sie sich in Ihrem medizinischen Einrichtung oder Büro HIPAA-konformen EMR-System an. Positionieren Sie sich so, dass der Bildschirm für Zuschauer nicht sichtbar ist, während Sie lesen und eintragen. Schließen Sie alle Dateien und melden Sie sich am Ende Ihrer Sitzung ab. Krankenschwestern, Ärzte und andere, die autorisiert sind, haben die Verantwortung, die Sichtbarkeit von Patientenakten während der Arbeit mit ihnen auf ein Minimum zu beschränken.
5. Rufen Sie medizinische Aufzeichnungen aus den gesicherten Dateibehältern oder der verschlüsselten Datenbank Ihres Unternehmens ab, wenn Sie für eine Versicherungsgesellschaft arbeiten. Greifen Sie nur auf Aufzeichnungen für Fälle zu, die Sie persönlich entscheiden oder betreuen. Schließen Sie sowohl Papier- als auch Elektronikdateien, sobald Sie fertig sind oder wann immer Sie Ihren Computerarbeitsplatz verlassen. Legen Sie Papierdateien immer so schnell wie möglich zurück in ihre sicheren Dateien oder Behälter, wenn Sie mit ihnen fertig sind.