Vor dem Meeting
- Agenda prüfen: Wichtige Themen identifizieren, relevante Daten oder Fragen vorbereiten.
- Pünktlich sein: 5 Minuten früher erscheinen; Zeit anderer respektieren.
- Technologie testen: Bei virtuellen Meetings Audio, Video und Bildschirmfreigabe prüfen.
Während des Meetings
- Sich kurz vorstellen, wenn Teilnehmer unbekannt sind.
- Aktives Zuhören üben: Auf den Sprecher konzentrieren; nicht unterbrechen; Notizen zu Schlüsselpunkten machen.
- Sinnvoll beitragen: Prägnant sprechen; beim Thema bleiben; auf Agendapunkte Bezug nehmen.
- Respektvoll engagieren: Konstruktiv widersprechen; keine persönlichen Angriffe.
- An Entscheidungen teilnehmen: Perspektive äußern; Konsens unterstützen.
- Action-Items festhalten: Zugewiesene Aufgaben, Verantwortliche und Fristen notieren.
Nach dem Meeting
- Protokoll/Notizen überprüfen: Genauigkeit bestätigen; Unklarheiten klären.
- Action-Items umgehend ausführen: Fortschritte oder Blockaden kommunizieren.
- Feedback geben: Konstruktiven Input zur Meeting-Effektivität teilen, wenn erbeten.
- Nach Liefergegenständen folgen: Sicherstellen, dass Zusagen eingehalten werden.
Besondere Rollen
- Moderator/Vorsitzender: Hält die Zeit ein, leitet die Diskussion, stellt Beteiligung sicher.
- Protokollführer: Hält Entscheidungen, Action-Items, wichtige Diskussionspunkte fest.
- Zeitnehmer: Überwacht das Agenda-Tempo.
Best Practices für virtuelle Meetings
- Stumm schalten, wenn nicht sprechend
- Video wann immer möglich für Engagement verwenden
- Chat für Fragen/Links ohne Unterbrechung nutzen
- Bildschirm zielgerichtet teilen
Fazit
Vorbereitete, respektvolle und handlungsorientierte Teilnahme maximiert den Meeting-Wert für alle.
