Einführung eines EMR: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Gesundheitsfachkräfte

Gesundheitsfachkräfte verwenden weltweit elektronische Patientenakten (EMR). Die medizinische Akte eines Patienten kann entweder eine physische Akte oder eine elektronische Datei sein. Eine Gesundheitseinrichtung oder eine Arztpraxis kann sich entscheiden, von physischen medizinischen Akten auf EMR umzustellen. Diese Dateien werden auf einem Computersystem, einem USB-Stick oder einer Disc gespeichert. Der Übergang von papierbasierten Patientenakten zu einem EMR-System kann reibungslos erfolgen, indem man einige einfache Schritte befolgt.

Anleitung

1. Kaufen Sie ein EMR-Softwareprogramm, das am besten für die Bedürfnisse der Gesundheitsfachkräfte geeignet ist. Software ist online und über Softwareunternehmen erhältlich. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Software mit dem Computersystem Ihrer Einrichtung kompatibel ist. Ältere Computersysteme müssen möglicherweise aktualisiert oder ersetzt werden, um mit der EMR-Software kompatibel zu sein. Kaufen Sie Software, die den Anforderungen der Praxis entspricht – zum Beispiel die Möglichkeit, Akten gleichzeitig für mehrere Benutzer zu öffnen, einfachen Zugriff, Dateieinschränkungseinstellungen oder Benutzerfreundlichkeit. Fragen Sie einen Vertriebsmitarbeiter, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Software kaufen.

2. Installieren Sie die gekaufte Software im Computersystem der Einrichtung. Befolgen Sie die mitgelieferten Installationsanweisungen. Kontaktieren Sie bei Bedarf einen IT-Spezialisten für Unterstützung bei der Installation. Nehmen Sie alle notwendigen Systemaktualisierungen vor der Installation der Software vor, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Testen Sie das Programm nach der Installation, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert; beheben Sie eventuelle Fehler oder Probleme, bevor die Software in der Einrichtung verwendet wird. Legen Sie alle notwendigen Einschränkungseinstellungen fest; weisen Sie Mitarbeitern Benutzer-IDs und vorübergehende Passwörter zu.

3. Schulen Sie Mitarbeiter, wie sie das EMR-Programm richtig verwenden, bevor es in der Praxis eingesetzt wird. Halten Sie nach der Installation der Software ein Meeting ab, um die Mitarbeiter über die Verwendung des Programms zu informieren. Geben Sie den Mitarbeitern ihre Benutzer-IDs und vorübergehenden Passwörter. Anweisungen zur Verwendung des Systems können auch individuell erfolgen. Erstellen Sie ein kurzes, leicht verständliches Merkblatt für Mitarbeiter, auf das sie sich bei Fragen beziehen können. Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, das EMR-Programm zu üben, um eine ordnungsgemäße Verwendung zu gewährleisten. Geben Sie den Mitarbeitern ausreichend Zeit, das neue System zu erlernen, bevor sie es in der Praxis verwenden, um den Übergang von physischen Akten zu EMRs einfach und effizient zu gestalten.

4. Informieren Sie Patienten, dass die Praxis auf ein EMR-System umstellt, bevor es in der Praxis eingesetzt wird. Dadurch bleiben Patienten über ihre medizinische Akte informiert. Die Information der Patienten vor der Nutzung des Programms in der Praxis ermöglicht es ihnen, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern. Erstellen und verteilen Sie Informationsblätter für Patienten bezüglich der Datenschutzpraktiken, die zur Vertraulichkeit von Akten dienen. Die Information der Patienten vor der Nutzung ermöglicht es den Mitarbeitern auch, alle notwendigen Unterschriften oder zusätzlichen Informationen zu erhalten, um den Prozess abzuschließen. Patientenunterschriften können erforderlich sein, um zu bestätigen, dass der Patient über seine Datenschutzrechte informiert wurde, oder um der Praxis die Erlaubnis zu geben, ihre persönliche medizinische Akte in ein EMR-System einzutragen.

5. Benachrichtigen Sie Krankenhäuser, Gesundheitseinrichtungen und andere Gesundheitsfachkräfte wie Therapeuten und Apotheker über die Umstellung der Einrichtung von physischen medizinischen Akten auf ein EMR-System. Dadurch können andere Einrichtungen, die ebenfalls das EMR-System nutzen, sich mit dem Programm synchronisieren und auf Patientenakten zugreifen. Benutzer-IDs und vorübergehende Passwörter müssen möglicherweise allen Gesundheitsfachkräften bereitgestellt werden, die Zugang zu Patientenakten benötigen. Schulen Sie diejenigen, die mit dem Programm nicht vertraut sind, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten, falls erforderlich. Geben Sie Informationsblätter mit Anweisungen, Einschränkungen und Beschränkungen bezüglich des EMR-Systems an Gesundheitsfachkräfte aus, um Komplikationen während der Nutzung zu vermeiden.