Wer verfolgt unvollständige medizinische Aufzeichnungen? Rollen & Verantwortlichkeiten

Die Nachverfolgung unvollständiger medizinischer Aufzeichnungen liegt in der Regel in der Verantwortung eines Medizinischen Dokumentationsassistenten oder Health Information Management (HIM)-Professionals (z. B. RHIT, RHIA). Ihre Aufgaben umfassen:

• Überwachung von Patientenakten auf Vollständigkeit (Unterschriften, Diktate, Berichte, Verordnungen).
• Identifizierung fehlender Informationen und Mängel.
• Nachfassen bei Leistungserbringern (Ärzten, Pflegekräften, Angehörigen medizinischer Berufe) zur Vervollständigung der Dokumentation.
• Führung von Nachverfolgungssystemen (elektronisch oder manuell) für säumige Akten.
• Erstellung von Berichten für die Verwaltung, Akkreditierung (Joint Commission) und rechtliche Compliance.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Vervollständigung gemäß regulatorischer Fristen (z. B. 30 Tage für Entlassungsberichte).

In größeren Einrichtungen kann ein spezialisierter Chart Completion Coordinator oder HIM-Analyst diese Aufgabe übernehmen. Letztlich ist der Medizinische Direktor oder Chief Medical Officer für die Vollständigkeit der medizinischen Aufzeichnungen der Organisation verantwortlich.