Aufbewahrungsfristen variieren je nach Gerichtsbarkeit, Aufzeichnungstyp und Patientenalter. Wichtige Frameworks:
US-Bundes-Basislinie
- HIPAA: 6 Jahre ab Erstellung oder letzter Nutzung (je nachdem, was später ist) für abgedeckte Einheiten.
- Medicare/Medicaid: 5–10 Jahre je nach Anbietertyp (CMS Conditions of Participation).
- OSHA: 30 Jahre für Expositions-/medizinische Aufzeichnungen (toxische Substanzen).
- CLIA: 2–10 Jahre für Labordaten (Testkomplexität).
Landesgesetze (Beispiele)
- Kalifornien: 7 Jahre (Erwachsene); 7 Jahre nach 18. Geburtstag (Minderjährige).
- New York: 6 Jahre; Minderjährige bis zum 22. Lebensjahr.
- Texas: 7 Jahre ab letzter Behandlung; Minderjährige bis zum 21. Geburtstag oder 7 Jahre.
- Florida: 5 Jahre (Ärzte); 7 Jahre (Krankenhäuser).
Besondere Kategorien
- Pädiatrie: Typischerweise bis zum Volljährigkeitsalter + Verjährungsfrist (oft 7–10 Jahre nach dem 18.).
- Geburtshilfe: Oft 10–25 Jahre (Geburtsschadenansprüche).
- Psychiatrie/Sucht: Strengere Vertraulichkeit; manchmal kürzere Aufbewahrung, aber komplex.
- Verstorbene Patienten: Landes-spezifisch (oft 5–10 Jahre nach dem Tod).
Best Practice
- Die längste anwendbare Frist über Bundes-, Landes-, Zahlungs- und Akkreditierungsanforderungen hinweg übernehmen.
- Sichere Vernichtung (Schreddern/Verbrennen/digitales Löschen) mit Protokoll.
- Elektronische Aufzeichnungen: Migration/Barrierefreiheit über die Zeit sicherstellen.
Konsultieren Sie einen Gesundheitsrechtler für organisationsspezifische Richtlinien.
