HIPAA-Aufbewahrungsfristen: Gesetzliche Anforderungen verstehen

Einleitung

Das Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), das 1996 von der Bundesregierung verabschiedet wurde, schützt die Privatsphärerechte eines Patienten. Abgeändert 2003, schützt HIPAA die Privatsphäre der medizinischen und persönlichen Aufzeichnungen von Patienten, sowohl online als auch offline, vor Dritten und anderen Stellen, die die Informationen für persönlichen Gewinn oder Vorteil nutzen könnten. Die im Gesetz genannten Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen und Dokumente sind spezifisch, aber HIPAA überlässt den Bundesstaaten viel Befugnis.

Aufbewahrungsfrist

Die Bundesregierung verlangt, dass rechtliche medizinische Einheiten, die den HIPAA-Vorschriften unterliegen, medizinische und persönliche Aufzeichnungen gemäß der American Speech-Language Hearing Association für mindestens sechs Jahre archivieren oder aufbewahren. Sechs Jahre sind der nationale Standard der Bundes-Compliance, an den sich alle medizinischen Unternehmen oder Geschäfte halten müssen; jeder einzelne Bundesstaat hat zusätzlich zu den Bundesstandards weitere Datenschutz- und Aufbewahrungsgesetze erlassen.

Archivierte Aufzeichnungen

HIPAA-Dokumente, die archiviert werden müssen, umfassen alle Patienteninformationen zu Nutzungen und Offenlegungen, Verträge mit Geschäftspartnern, Autorisierungsformulare, Hinweise zu Informationspraktiken, Antworten auf einen Patienten, der seine Informationen ändern oder korrigieren möchte, Beschwerdeaufzeichnungen und die Erklärung des Patienten über Meinungsverschiedenheiten. Im Falle des Todes eines Patienten verlangt HIPAA die Archivierung von Aufzeichnungen für mindestens zwei weitere Jahre nach dem Todesdatum.

Archivierung

Unter HIPAA-Gesetzen müssen elektronische Daten in einem sicheren Netzwerk archiviert werden, das ein Passwort und Sicherheitscodes erfordert, um die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Papierakten und Aufzeichnungen müssen in einer Box oder einem Behälter aufbewahrt werden, der für Mitarbeiter oder die breite Öffentlichkeit nicht sichtbar oder lesbar ist, bis das Entsorgungsdatum abgelaufen ist. Übliche Praktiken umfassen die Archivierung von Aufzeichnungen nach Monaten und Daten für eine einfachere Entsorgung, da die Entsorgungskonformität obligatorisch ist. Um Aufzeichnungen zu archivieren, muss die medizinische Geschäftseinheit die HIPAA-Compliance-Standards erfüllen, um als abgedeckte Stelle zu gelten.