Unter HIPAA und ADA dürfen Arbeitgeber grundsätzlich nicht auf Mitarbeiter-Medizinakten ohne schriftliche Genehmigung zugreifen. Ausnahmen erfordern berufsbedingte Notwendigkeit und Vertraulichkeitsschutzmaßnahmen:
- Diensttauglichkeit: Post-Angebots/Vor-Platzierungs- oder Rückkehr-zum-Arbeit-Untersuchungen – nur berufsrelevante Informationen
- Angemessene Anpassung: Interaktiver Prozess für Behinderung; nur funktionelle Einschränkungen werden offengelegt
- Arbeitsunfallversicherung: Nur verletzungsbezogene Aufzeichnungen
- Rechtliche Vorschrift: OSHA, DOT, FMLA-Zertifizierung, Gerichtsbeschluss
Mitarbeiterrechte
- Einwilligung muss spezifisch, freiwillig und zeitlich begrenzt sein
- Arbeitgeber muss Aufzeichnungen getrennt von der Personalakte aufbewahren
- Nur bestimmte Personen (Betriebskrankenschwester, HR-Leitung) dürfen Einsicht nehmen
- Darf nicht für Diskriminierung verwendet werden
Wenn Sie um Aufzeichnungen gebeten werden, fordern Sie die spezifische Begründung schriftlich an. Konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler, wenn Sie unter Druck gesetzt werden. Unterschreiben Sie niemals leere Einwilligungen.
