Effektive Sicherheitsbesprechungen: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Einleitung

OSHA, die Occupational Safety and Health Administration, verlangt, dass Mitarbeiter eine Sicherheitsunterweisung erhalten, bevor sie mit der Beschäftigung beginnen. Aktualisierungen und Auffrischungen sind ebenfalls erforderlich. Obwohl OSHA keine Sicherheitsbesprechungen vorschreibt, halten Arbeitgeber diese oft regelmäßig ab, um Mitarbeiter über Sicherheitsfragen zu informieren. Sicherheitsbesprechungen kommen dem Management, Mitarbeitern einzelner Abteilungen und Mitgliedern von Sicherheitsausschüssen zugute. Jede dieser Gruppen erhält möglicherweise unterschiedliche Informationen, dennoch werden einige Fragen in jeder Art von sicherheitsrelevanter Besprechung vorgestellt und diskutiert.

Benötigte Dinge

• Gliederung der Sicherheitsbesprechung
• Unterlagen für die Sicherheitsunterweisung
• Verletzungsaufzeichnungen (optional)
• Unternehmens-Sicherheitsplan (optional)
• Aufzeichnungen der Sicherheitsunterweisung (optional)
• Anreize (optional)

Anleitung

1. Entscheiden Sie, wann und wo die Besprechung stattfinden soll. Bezeichnen Sie einen Ort, den alle potenziellen Teilnehmer erreichen können. Planen Sie eine Zeit, zu der die Gruppe, die Sie bei der Besprechung haben möchten, teilnehmen kann. Denken Sie daran, im Laufe eines Tages oder einer Woche verschiedene Besprechungen abzuhalten, damit jede Schicht leicht teilnehmen kann.
2. Kündigen Sie die Besprechung durch Aushänge, Post, E-Mail oder alles zusammen an. Stellen Sie sicher, dass die Ankündigung das richtige Datum und die richtige Uhrzeit angibt. Geben Sie Arbeitnehmern oder dem Management einen voraussichtlichen Zeitrahmen für die Besprechung, wie 30 bis 45 Minuten. Beachten Sie, dass in weniger als einer Stunde viele Informationen vermittelt werden können und mehr Menschen wahrscheinlich an kürzeren Besprechungen teilnehmen. Geben Sie den Zweck der Besprechung an, falls es sich nicht um eine regelmäßig stattfindende handelt.
3. Vorbereiten Sie sich im Voraus. Sammeln Sie Vorfall- und Unfallberichte. Erstellen Sie eine Gliederung der Themen, die Sie behandeln möchten. Behalten Sie die Zielgruppe im Auge, während Sie die Gliederung erstellen. Listen Sie Fragen auf, die Sie dem Management stellen möchten, oder Probleme, die Sie mit Sicherheitsausschüssen, die aus Arbeitnehmern bestehen, ansprechen möchten. Machen Sie Kopien Ihrer Gliederung, um sie den Teilnehmern zu geben, wenn Sie möchten. Halten Sie schriftliche Sicherheitsunterweisungsblätter bereit, wenn Sie eine kurze Sicherheitsunterhaltung halten möchten, um die Mitarbeiter über die Sicherheitsunterweisung auf dem Laufenden zu halten.
4. Kommen Sie früh an. Wenn Sie zu spät kommen, geben Sie den anderen Teilnehmern das Gefühl, dass Sie die Besprechung nicht ernst nehmen. Beginnen Sie pünktlich, um anderen zu zeigen, dass Sie die Bedeutung ihrer Zeit respektieren. Halten Sie Handouts bereit, die die Teilnehmer bei ihrem Eintreffen abholen können; verschwenden Sie keine Zeit mit dem Austeilen von Papieren. Stellen Sie einen Behälter mit Stiften und etwas leeres Papier für diejenigen bereit, die Notizen machen möchten.
5. Sprechen Sie deutlich und mit Selbstvertrauen. Halten Sie die Besprechung professionell, wenn sie für Ihre Vorgesetzten ist. Leiten Sie die Besprechung mit einem leichteren Ton, wenn Sie Kollegen oder Abteilungen ansprechen, für die Sie die Sicherheitsaktivitäten leiten. Behandeln Sie alle Punkte der Gliederung in kurzer Zeit. Geben Sie Zeit für Fragen und Diskussion.