Aufbewahrung von Zahnarztpatientenakten in Illinois: Gesetzliche Anforderungen und Best Practices

Gemäß dem Illinois Dental Practice Act (225 ILCS 25/) und den Verwaltungsvorschriften (68 Ill. Adm. Code 1220) müssen Zahnärzte Patientenakten für einen Mindestzeitraum von 10 Jahren ab dem Datum des letzten Patientenkontakts aufbewahren.

Wichtige Anforderungen

• Erwachsene Patienten: 10 Jahre nach dem letzten Besuch.
• Minderjährige Patienten: 10 Jahre nach Erreichen der Volljährigkeit (18 Jahre) – effektiv bis zum 28. Lebensjahr.
• Verstorbene Patienten: 10 Jahre nach dem Todesdatum oder dem letzten Besuch, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
• Umfang der Akten: Patientenjournalen, Röntgenbilder, Modelle, Fotografien, Korrespondenz, Finanzunterlagen, Einwilligungserklärungen, Laborbefunde, Überweisungen.

Format und Zugänglichkeit

• Elektronisch oder in Papierform zulässig; müssen leicht auffindbar und lesbar sein.
• Elektronische Systeme müssen über Backup, Audit Trail und HIPAA-konforme Sicherheit verfügen.
• Akten müssen zur Inspektion durch das Board innerhalb von 72 Stunden vorgelegt werden können.

Entsorgung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: sichere Vernichtung (Schreddern von Papier, zertifiziertes digitales Löschen). Ein Vernichtungsprotokoll führen (Patientenname, Zeitraum, Methode, Datum der Vernichtung, Zeuge).

Best Practice

Viele Haftpflichtversicherer empfehlen, Akten unbegrenzt oder für die Verjährungsfrist (oft länger als 10 Jahre) aufzubewahren. Ein cloudbasiertes EHR mit dauerhaftem Speicher vereinfacht die Compliance.