Archivierung von Patientenakten: Best Practices für HIPAA-Compliance

Für jeden Patienten, den ein Arzt behandelt, werden individuelle medizinische Akten geführt. Eine Patientenakte ist der Ort, an dem Patienten-Gesundheitsinformationen gespeichert werden, wie Krankengeschichte, medizinische Notizen und Medikamentenlisten. Die Verwaltung eines physischen Ablagesystems für medizinische Akten ist ein heikler Prozess, der bestimmte einzuhaltene Verfahren umfasst. Andernfalls könnten die Informationen eines Patienten in der Akte eines anderen Patienten landen. HIPAA, der Health Insurance Portability and Accountability Act, ist ein Bundesgesetz, das überwacht, wie Patienten-Gesundheitsinformationen innerhalb einer Gesundheitsorganisation gespeichert und gesichert werden. Demnach müssen die Richtlinien und Verfahren, die Sie für die Verwaltung von physischen Ablagesystemen festlegen, mit den HIPAA-Regeln im Einklang stehen.

Benötigte Unterlagen

• Eingangsmappenordner
• Ausleihliste

Anleitung

1. Richten Sie einen Eingangsmappenordner für neue medizinische Papierdokumente ein, die abgelegt werden müssen. Teilen Sie den Eingang in Kategorien auf, wie beispielsweise „Patientenbewertungen“, „Fortschrittsnotizen“ und „Laborarbeit“. Informieren Sie die Kliniker in Ihrem Gesundheitsbüro, den Eingang zu nutzen und die Papierakten korrekt zu sortieren.

2. Sammeln Sie den Inhalt des Eingangs mindestens zweimal täglich oder so oft wie möglich ein. Bringen Sie die Papierakten zurück in den Ablagebereich oder den Raum für medizinische Aufzeichnungen.

3. Sortieren Sie die neuen Papierakten in alphabetischer Reihenfolge für einfaches Ablagen. Oft, wenn ein Arzt einen neuen Patienten behandelt, gibt es eine Vielzahl von Papierdokumenten zu diesem Patienten, die Sie ablegen müssen. Legen Sie alle Dokumente eines Patienten zusammen in einen Stapel und fahren Sie mit der Alphabetisierung fort. Lochen Sie die Dokumente, damit sie bereit zum Ablegen sind.

4. Leiten Sie die medizinischen Dokumente in die richtige Akte weiter. Legen Sie die Dateien in den richtigen Bereich der Akte, da medizinische Akten verschiedene Abschnitte für unterschiedliche Dokumenttypen enthalten. Achten Sie auf diesen Prozess, damit Sie nicht versehentlich Laborscheine in den Abrechnungsbereich der Patientenakte einordnen.

5. Stellen Sie die medizinischen Akten zurück an den exakten Ort, an dem Sie sie gefunden haben, wenn Sie alle Unterlagen abgelegt haben. Medizinische Aufzeichnungen werden in der Regel in alphabetischer Reihenfolge nach Nachnamen geführt.

6. Führen Sie regelmäßige Qualitätsaudits durch, um sicherzustellen, dass medizinische Papierakten ordnungsgemäß abgelegt werden. Die Stationsschwester oder der Qualitätsmanagement-Manager Ihrer Gesundheitsorganisation kann für die Durchführung von Audits verantwortlich sein. Sie wird eine Stichprobe durchführen, um festzustellen, ob Dokumente aus einer zufälligen Auswahl oder Stichprobe falsch abgelegt wurden. Falsch abgelegte medizinische Akten werden dem Ablagepersonal zur Korrektur zurückgegeben.

7. Halten Sie eine Ausleihliste im Raum für medizinische Akten bereit. Weisen Sie Personen an, eine medizinische Akte auszuliehen, wann immer sie den Raum damit verlassen. Dies hilft dem Ablagepersonal, den Aufenthaltsort der Gesundheitsakten zu verfolgen, was für die HIPAA-Compliance wichtig ist.

8. Erlauben Sie niemals Nicht-Mitarbeitern, medizinische Papierakten einzusehen. Ablagetätigkeiten müssen in einem privaten Bereich durchgeführt werden, damit Patienten keine Gesundheitsinformationen anderer Patienten sehen – was eine HIPAA-Verstöß ist, der Ihrer Organisation hohe Bundesstrafen kosten kann.